Выписка из протокола собрания

Нотариальное удостоверение протоколов ооо

Подписывать выписку только ГД считаю некорректной, за исключением случаев, если это полномочие напрямую не предусмотрено Уставом. ГД может заверить копию выписку, как любой документ Общества, но в таком случае это должна быть копия с уже подписанной выписки. Согласна с Maverick, пропишите в Уставе/ Положение об ОСА полномочия КС подписывать выписки и вопросов ни у кого не будет.
Но в случае если этого нет, для минимизации рисков советую все-таки подписывать выписки ПСД и КС или ПСД. Дата: 23.08.2011 09:54 сачок Регистрация: 29.06.2011Сообщений: 21 Я также считаю, что подписывать ГД выписку ОСА не корректно.Правда печать все же поставлю как на выписке так и на протоколе, иначе не получится нотариально заверить протокол.

Срок его изготовления обычно — от 3 до 5 дней. Изготовленный документ подписывается председательствующим и секретарем и хранится вместе со всей документацией сбора: уведомлением, листом регистрации, черновыми записями о ходе обсуждений. Ненадлежащее составленный протокол может быть основанием для признания принятого решения недействительным. Собрания участников могут проводиться путем заочного голосования, без созыва всех членов организации.

В таких случаях инициаторы уведомляют в обычном порядке о созыве и порядке принятия решений по вопросам повестки. Голосование проводится путем заполнения высланных организатором бюллетеней в течение определенного срока. По итогам подсчета голосов, отраженных в бюллетенях, составляется протокол.
Такая форма голосования может быть применена и в обычных очных сборах в целях исключения факта отказа участником от выраженного мнения.

Обратите внимание, я не случайно написала «этого протокола» — для будущих протоколов тоже нужно будет в повестку дня включать вопрос о способе желаемого ненотариального удостоверения. Вот так этот способ, конечно, проще, но зато требует многократного повторения одного и того же действия. Вариант 3 – пожалуй, еще проще: согласитесь, не всегда ВСЕ участники Общества смогут присутствовать на каждом собрании – как же тогда единогласно голосовать за способ удостоверения протокола без нотариуса? Здесь юристами придуман такой вариант: сделать отдельный протокол с единогласным голосованием всех участников ООО, в котором будет определен способ удостоверения всех последующих протоколов. В последующих протоколах, конечно, нужно будет давать ссылку на этот решающий протокол (можно делать выписку или заверенную руководителем ООО копию).
Гендир, замучили сомнения… Дата: 22.08.2011 09:06 didal Регистрация: 10.08.2006Сообщений: 1314 Наш Сбербанк требовал чтобы председатель и секретарь, а ЦМД раньше — руководитель (образец его подписи у них имелся в любом случае) Дата: 22.08.2011 09:29 сачок Регистрация: 29.06.2011Сообщений: 21 А ФСФР? Дата: 22.08.2011 10:29 Korp_secretar Регистрация: 22.08.2011Сообщений: 4 В ЦО ФСФР мы обычно подаем выписку подписанную только ПСД.Но будьте внимательны, не подписывайте выписку черной ручкой, а то ее могут принять за копию и сделать приостановку, такое реально было 🙂 Дата: 22.08.2011 12:21 Maverick Регистрация: 25.07.2003Сообщений: 235 Только Секретарь, нечего ПСД мучить.Надо только не забыть прописать это полномочие в Положение об ОСА, чтобы въедливые не придирались.
Затем они доводятся под роспись до работников. Причем работников, названных ответственными исполнителями в постановляющей части протокола. Протокол в федеральных органах исполнительной власти подписывается председательствующим на заседании и секретарем. ПРИМЕР Председательствующий личная подпись С. В. СидоровСекретарь личная подпись М.

И. Иванова Выписка из протокола Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Эти выписки оформляются на соответствующем бланке. Выписка из протокола должна содержать «отметку о заверении копии». При направлении в другие организации на отметке проставляется печать.

Основные моменты

С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.

В краткой версии протокола акцентируются обсуждаемые вопросы, данные докладчиков и окончательное решение. Применяется подобный документ в случае оперативных собраний.

Протокол полного вида подробно фиксирует весь процесс заседания, включая любые мнения, замечания и реплики. Используется такая форма при необходимости детальной фиксации заседания.

В основном составляются протоколы на фирменных бланках организации и охватывают следующие сведения:

• название организации;
• заглавие документа;
• номер протокола;
• место проведения заседания;
• гриф утверждения (при необходимости);
• дата собрания;
• заголовок;
• вводный текст;
• основной текст;
• подписи участников.

Вводная часть протокола содержит сведения об участниках, их персональных данных и должностях. Здесь же содержатся вопросы повестки дня и перечень докладчиков.

В основной части документа фиксируется детальное рассмотрение каждого из обсуждаемых вопросов. Пишется, кто слушал доклад, кто выступал и что было решено по данному вопросу.

Подробно излагается выступление каждого из докладчиков. При полном оформлении текст протокола может получиться весьма объемным, заняв несколько листов.

При необходимости использования данных из протокола копировать весь документ крайне нерационально.

К тому же на повестку дня может быть вынесено сразу несколько вопросов, в том числе и конфиденциальной принадлежности. Именно потому удобно и целесообразно применение выписок из протоколов.

Что это такое

Выпиской из протокола именуется копия части основного документа. При оформлении выписок обязательно наличие:

• вводной части, с указанием повестки дня;
• дословное изложение нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
• реквизитов аналогичных протоколу;
• заверительной подписи (слово «верно», должность составителя, дата, подпись, расшифровка подписи).

Основной текст выписки это точная копия нужной части протокола. Главной ее задачей является передача сведений о принятом решении по определенному вопросу.

Зачем это нужно

Выписки из протоколов применяются, когда нужно довести решения, принятые в процессе заседания, до сведения заинтересованных субъектов.

На практике создание выписок помогает осуществлять контроль за производственными процессами, исполнением административных и управленческих решений.

С помощью выписок формируется деловая документация организации. Например, основой для ведения деятельности садового некоммерческого товарищества становится выписка из протокола общего собрания.

Образец решения, СНТ-сообществом принятым, регламентирует действия ответственных лиц. Протоколами оформляются все собрания СНТ.

Председатель товарищества впоследствии посредством рассылки выписок информирует о принятых решениях ответственных лиц и заинтересованные организации.

Зачастую выписки из протоколов замещают собой распорядительные документы, например, решения. В подобной ситуации выписка становится инструментом доведения решения до непосредственных исполнителей.

При этом секретарь организации в течение двух дней после подписания протокола составляет выписку. Затем копии их рассылаются ответственным исполнителям.

Правовое регулирование

Терминологический стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не включает определения «выписки из документа».

Стандартными нормами предполагается «архивная выписка». Именно эта дефиниция наиболее соответствует описанию «выписки из документа».

Непосредственно «выписка из документа» употребляется в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран – «выписка из документа это рукописная либо машинописная копия части письменного документа».

Нужно полагать, что регламент по оформлению выписок из документов, в том числе и из протокола, отвечает оформительской процедуре копий документов. Но это верно лишь отчасти.

На практике выписка составляется, когда копировать весь документ нежелательно или нецелесообразно. К примеру, при большом объеме документа или наличии в нем секретных сведений.

В делопроизводственном процессе при заверении документальных копий употребляется реквизит «Отметка о заверении копии документа».

Оформление этого реквизита отвечает стандартам ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов».

Согласно нормам стандарта для заверения копии документа после реквизита «Подпись» пишется:

• заверительная надпись «Верно»;
• должность субъекта, который заверил документ;
• личная подпись заверителя;
• расшифровка проставленной подписи;
• дата заверения.

Поскольку выписка из протокола это разновидность документальных копий, то значит, для заверения ее может употребляться вышеозначенный порядок.

В то же время порядок оформления выписки из протокола может определяться ведомственными или локальными нормативными актами. При этом может быть учреждена специальная форма составления или заверения документа.

Как оформить выписку из устава смотрите в статье: выписка из устава.

Образец выписки из приказа, .

Как пример может быть рассмотрена выписка из протокола общего собрания трудового коллектива. Образец ее оформления максимально краток – рассмотрели, постановили.

То есть при оформлении выписки из протокола следует следовать, прежде всего, нормативным актам.

При отсутствии таковых используются общие правила оформления выписок, учрежденные для заверения копий документов.

Как оформить выписку из протокола (образец)

Выписка из любого протокола составляется по схожему алгоритму. Пошаговая инструкция оформления выглядит таким образом:

Дать документу заглавие	«Выписка из протокола собрания…»
Скопировать вводную часть из основного документа	Прописав полные реквизиты оригинала (дата и место собрания, число присутствовавших и т.д.)
Процитировать из общей повестки документа отдельный пункт	Непосредственно касающегося нужного вопроса. При этом следует указать порядковый номер его относительно местоположения в тексте протокола
Оформить основной текст выписки посредством копирования определенного отрывка основного документа	Необходима та часть, в которой разбирается надобная для выписки тема. Потребуется указание таких частей, как «Слушали», обсуждение вопроса и «Постановили»
Указать должности и данные лиц	Подписывавших протокол
Заверить подготовленный документ	—

Из общего собрания ООО

Выписка из протокола общего собрания ООО оформляется посредством копирования фрагментов основного документа.

Основные принципы соответствуют оформлению любых выписок:

Оформляется заголовок	В данном случае «Выписка из протокола общего собрания № __» (пишется номер протокола)
Копируются реквизиты протокола	Дата и место, название организации
Указывается число участников собрания	—
Копируется пункт протокола	В котором изложены обсуждаемые вопросы. При этом указывается номер пункта в соответствии с протоколом
Копируется основная часть обсуждения вопроса	Кто слушал, кого слушали, какие были обсуждения и предложения
Копируется пункт о принятом решении	—
Указываются лица, подписавшие протокол	При этом пишутся их Ф.И.О. и занимаемые должности
Документ заверяется полномочным лицом	—

При аттестационной комиссии на соответствие

Протокол аттестационной комиссии о проверке соответствия должности является главным документом в процедуре проведения аттестационной проверки в организации.

В нем регистрируются все сведения относительно процесса проверки сотрудников и полученных итогах. Законодательно форма протокола не учреждена.

Оформляется он в соответствии с принятым в организации Положением об аттестации работников.

Данный документ содержит:

• номер протокола и дата проведения аттестационной комиссии;
• список членов аттестационной комиссии и специально приглашенных лиц;
• сведения об аттестуемом сотруднике;
• короткое изложение вопросов и полученных ответов;
• следствия голосования с указанием всех голосов «за» и «против»;
• итоговое решение комиссии.

При составлении выписки из протокола аттестационной комиссии копируются все существенные реквизиты. Затем приводится список членов комиссии, индивидуальные данные аттестуемого лица.

Пункт о вопросах и ответах можно опустить либо изложить его в максимально сжатой форме. Также не особо значимым считается пункт о разделении голосов.

Главным пунктом выписки является абзац о принятом комиссией окончательном решении. Его следует скопировать полностью. Затем документ заверяется в обычном порядке.

Для педагогического совета

Заседание педагогического совета обычно предполагает выступление его членов по отдельным вопросам. При этом участники совета могут затронуть вопрос, не вынесенный на повестку дня.

Это обуславливает специфику оформления выписки из протокола педагогического совета:

Оформляется стандартная «шапка» документа	С указанием основных реквизитов
Указывается кто был заслушан в процессе совещания	Кратко излагается суть выступления. Цитируется пункт, касающийся темы выступления
Указывается что было решено	В этой части копируются дословно пункты протокола о принятых решениях, с указанием их номеров в протоколе
Выписка заверяется	Ответственными лицами совета, председателем и секретарем

К примеру, если на педагогическом совете рассматривался вопрос о награждении педагога. В выписке излагается основной вопрос о присвоении награды, обсуждения членов совета и итоговое решение.

При проведении профсоюзного собрания

Составляя выписку из протокола проведения профсоюзного собрания нужно учитывать особенности составления самого протокола:

Документ предельно подробно отображает проведение собрания	Особенности обсуждения вопросов
Все вопросы на повестке дня	Считаются значимыми и нет второстепенных
Все вопросы обсуждаются под порядковыми номерами	Аналогичные присваиваются принятым постановлениям
Протокол содержит в хронологическом порядке	Детальные тексты докладов, записи прений по выступлениям, финальные выступления докладчиков, принятые постановления
При принятии решения по вопросу без обсуждения	Раздел «Выступили» пропускается
Постановления могут содержать ссылки	На приложения

Выписки из протокола профсоюзного собрания могут потребоваться в нижестоящие структуры либо для предоставления работодателю.

Потому недопустимо возникновение неясностей при изучении выписки. Следовательно, выписка должна включать в себя все наиболее значимые моменты.

Инструкция по оформлению выписки выглядит примерно так:

• копируются реквизиты;
• детально излагаются вопросы повестки дня;
• в сжатой форме описывается суть выступлений и осуждений;
• детально прописываются принятые решения.

Кто подписывает документ

Выписка из протокола не требует заверения лицами, которые непосредственно подписали основной документ. Подписывается выписка из протокола секретарем, который готовит документ.

Для того чтобы документ обрел юридическую силу применяется реквизит «Отметка о заверении копии». Неизменно оформляется таковой секретарем организации.

Все о выписке из лицевого счета застрахованного лица из Пенсионного фонда узнайте из статьи: выписка из Пенсионного фонда.

Как получить выписки по ИНН, .

Какой штраф за несвоевременную сдачу отчета в Росстат, .

Заверительная надпись выполняется от руки. Пишется слово «Верно». Затем указывается должность заверяющего лица, его подпись, Ф.И.О. и дата.

При предоставлении выписки в сторонние организации выписка заверяется дополнительно подписью руководителя организации и печатью.

При этом оттиск печати должен частично захватывать наименование должности заверителя и начало его личной подписи.

В заключение можно подытожить, что выписка из протокола это по сути копия вводной части протокола до повестки дня с необходимым вопросом и абзаца об итоговом постановлении.

Выписка может готовиться как по нескольким вопросам протокола, так и по одному.

Предоставляются выписки для информирования об итоговых решениях ответственных лиц. Также выписки могут рассылаться заинтересованным организациям.

Предыдущая статья: Выписка из устава Следующая статья: Выписка по счету

С помощью протокола документируют происходящее на собрании или заседании. В организации, созданной на основе членства участников — физических и юридических лиц — коллегиальные решения обязательны для исполнения. Собрание как высший орган управления существует в коммерческих (ООО, АО, ПАО) и некоммерческих (педсовет, профсоюз, садовое товарищество, родительский комитет, ТСЖ и др.) учреждений. Протокол может содержать несколько листов текста. Если необходимо донести какое-либо из принятых решение до заинтересованной стороны, используют выписки из него.

И сегодня мы узнаем, какова форма выписки из протокола, как проходит ее оформление, и что для этого потребуется.

Общая информация

Понятие и особенности выписки из протокола

Выписка из протокола — копия его отдельных частей, сформированная и заверенная установленный образом. В законодательстве нет особых норм, регулирующих порядок составления выписки. Часто правила по подготовке, оформлению и заверению документа содержатся в локальных нормах — принятых в организации инструкциях по делопроизводству. Если таких нет, руководствуются:

• ГОСТ Р 7.08-2013. В нем есть определение понятия «выписка из документа», которое применяется в отношении выписки из протокола;
• ГОСТ Р 6.30-2003. Включает правила оформления документов, в том числе порядок заверения, внесения реквизитов;
• действующим до сих пор Указом Президиума ВС РФ СССР № 9779-X от 04.08.1983. Он определяет, что выписка из документов (в т. ч. протоколов) должна выдаваться по требованию любого гражданина или организации, чьи права затронуты обозначенными там решениями;
• нормами, регулирующими деятельность разных юридических лиц. В отношении ООО к таким относится, например, ФЗ № 14 от 08.02.1998 г.

Заполнение документа

ГОСТом рекомендовано делать выписку на фирменном бланке организации. Она состоит из нескольких частей:

• вводной (наименование, дату и место проведения собрания, список присутствующих с распределением по ролям, отметку о кворуме). Воспроизводится в соответствии с протоколом;
• основной — нужные абзацы из повестки дня, разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»;
• результирующей части (решение) из раздела «ПОСТАНОВИЛИ»;
• блок «Подписи»: перечень участников, подписавших протокол, их ФИО.

В конце синей шариковой или гелиевой ручкой проставляется заверение.

Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении (ее образец) доступен для просмотра ниже, скачать его можно здесь.

Выписка из протокола общего собрания трудового коллектива о награждении

Выписка из протокола трудового коллектива о награждении — 1Выписка из протокола трудового коллектива о награждении — 2

Скачать выписку из протокола педагогического совета (ее образец) можно здесь.

Выписка из протокола педсовета (образец)

Выписка из протокола профсоюзного собрания также доступна для скачивания.

Выписка из протокола профсоюзного собрания (образец)

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии также доступна для скачивания.

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии

Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии — 1Выписка из протокола заседания аттестационной комиссии — 2

Функции

Выписка необходима для предоставления заинтересованным сторонам, контрагентам, государственным структурам. Чаще всего ее оформляют в двух случаях:

• в протоколе содержится информация, представляющая коммерческую или личную тайну;
• полный текст протокола слишком большой.

Выписки, посвященные какому-либо решению, могут рассылаться заинтересованным сторонам (работникам, филиалам организации). Часто таким образом руководство доносит предписания и приказы до исполнителей.

О том, как оформить выписку из протокола, читайте ниже.

Порядок получения документа

Составление

Протокол подшивается в тетрадь и хранится в архиве организации. Выписки из него готовит секретарь по запросу заинтересованного лица, он же чаще всего ее заверяет (если в уставе не определено иное).

Как правильно составить выписку:

• Вводная часть воспроизводится, как в протоколе. Проставляется дата, место, наименование документа («Выписка из протокола общего собрания ООО «Цветочек» № XX»). Указываются председатель, секретарь, присутствующие на заседании участники. Особо отмечается, есть ли кворум.
• Основная часть включает цитату из повестки дня с указанием порядкового номера в очереди вопросов. Далее иду разделы «СЛУШАЛИ» (ФИО докладчика), «ВЫСТУПАЛИ» (имена тех, кто высказывался по вопросу).
• Резолютивная часть — принятое решение («ПОСТАНОВИЛИ»).
• Перечень участников, подписавших протокол, без проставления реальных автографов (необходимо заменить на слова «Личная подпись»), напротив — их ФИО.

Заверение

Заверение необходимо для того, чтобы выписка получила юридическую значимость. Оно оформляется согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Секретарь или иное должностное лицо, уполномоченное подписывать документы, вносит:

• слово «Верно»;
• должность составителя;
• подпись и расшифровку;
• дату составления и заверения;
• пометку, где находится оригинал протокола.

Если выписка предназначена для предоставления в стороннюю организацию, проставляют печать. Ее нужно ставить так, чтобы частично покрывать должность и роспись составителя.

Выписку готовят как в отношении одного вопроса, так и нескольких. Она бесплатна; срок изготовления зависит от того, кто заверяет документ. В некоторых организациях принципы ведения делопроизводства определены в локальных инструкциях. Иногда лица, имеющие право заверения, прописаны в уставе. Ими могут быть генеральный директор, руководитель подразделения, председатель правления.

Важная информация

1. Есть ли разница между выписками из протокола собраний коммерческой или некоммерческой организации (педсовета, СНТ)? Выписки из протокола составляются унифицированным образом. Разница может заключаться в специфике самого протокола. Например, если уставом определено правило ведения подробного документирования, помимо основных разделов могут быть приведено обсуждение вопроса: реплики, особые мнения, ход голосования. На оперативных или внеплановых собраниях ведут краткий протокол, поэтому выписка может не содержать раздел «ВЫСТУПИЛИ», а только «СЛУШАЛИ» и принятое решение.
2. Нужно ли заверять выписку у нотариуса? Практика показывает, что финансовые и государственные структуры (налоговая и ПФР) часто требуют нотариального заверения выписок по примеру протоколов. Согласно ФЗ № 14, документирование хода собрания ООО должно быть удостоверено присутствующим на нем нотариусом, если в уставе не прописан иной порядок. Обязательно заверение протокола, если решения касаются финансовых вопросов деятельности ЮЛ или смена руководства. Не каждый нотариус готов заверить выписку, если он не следил за ходом заседания. Те, кто соглашаются, требуют оригинал протокола, в котором удостоверены подписи участников. Даже если в уставе прописан договорной порядок принятия решений, при обсуждении важных вопросов рекомендуется приглашать нотариуса. В спорных ситуациях можно сослаться на устав, в котором прописано проведение собраний без юриста, и определено должностное лицо, имеющее право заверять документы.

Выписка из протокола собрания

Главная / Образцы / Выписка / На странице представлен образец документа «Выписка из протокола собрания» с возможностью скачать его в формате doc. Тип документа: Выписка
Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Документ, подтверждающий проведение конференции, собрания членов регионального объединения, к примеру, политической партии, или же другого подобного объединения, называется «Выпиской из протокола собрания». Такой документ используют для протоколирования проведенного собрания.

Принципы и форма оформления выписки из протокола собрания

Для того чтобы документ был содержательным, и был правильно оформлен, необходимо использовать обязательные реквизиты:

• название общественного объединения;
• дата проведения собрания, конференции;
• место проведения собрания, конференции;
• установленное число членов организации;
• повестка дня;
• кто прослушал собрание, конференцию;
• результаты голосований проводимых на данном собрании или конференции;
• решения по результатам голосований;
• уполномоченные лица;
• подписи и заверенная печать.

Зачастую такой протокол оформляется секретарем, который документировал проведение заседания. Составление выписки из протокола собрания проходит по стенограммам и записям секретаря организации.

Скачать образец документа

Скачать в .docСохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.Скачать в .docСохраните этот документ сейчас. Пригодится. Вы нашли то что искали? * Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам! Смежные документы

• Выписка: образцы (Полный перечень документов)
• Поиск по фразе «Выписка» по всему сайту

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

• Выписка из трудовой книжки
• Бухгалтерская выписка по взаиморасчетам между железнодорожными администрациями
• Выписка из акта аттестационной комиссии. Форма N 4
• Выписка из акта освидетельствования во врачебно-трудовой экспертной комиссии. Форма N 1503003
• Выписка из акта освидетельствования во врачебно-трудовой экспертной комиссии по определению медицинских показаний на обеспечение транспортными средствами с ручным управлением (направляется в отдел социального обеспечения по месту получения автотранспорта). Форма N 1503010
• Выписка из акта выявленных фактов неуплаты, несвоевременной или неполной уплаты (недоплаты) страховых взносов
• Выписка из акта экспертизы (удостоверение о качестве) на скоропортящуюся импортную и отечественную продукцию
• Выписка из акта освидетельствования в федеральном государственном учреждении медико-социальной экспертизы о результатах установления степени утраты профессиональной трудоспособности в процентах. Форма N 1503005
• Выписка из акта проверки возможности выполнения соискателем лицензии по предоставлению услуг в области шифрования информации лицензионных требований и условий
• Выписка из городского реестра недвижимого культурного наследия

В статье рассказывается об особенностях составления протоколов и оформлении выписки из них. Приводятся образцы протоколов и выписок.

Нормативно-методическая база оформления протокола

В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации, разработанном Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД, 2014), есть следующее определение:

• протокол заседания — это информационно-справочный документ, фиксирующий ход заседания (совещания) и принятые решения.

Рекомендации по составлению и оформлению протокола заседания (совещания) содержатся в следующих документах:

1. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76) (далее — Методические рекомендации);
2. ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
3. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 (утв. Росархивом).

Однако протоколы составляются не только по управленческой деятельности. Они касаются и других направлений: финансовой, научно-исследовательской, правовой деятельности и т. д. Правила оформления и составления протокола заседания (совещания) закреплены и в других документах.

ПРИМЕР

• в Федеральном законе Российской Федерации от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об акционерных обществах» (гл. VII «Общее собрание акционеров»);
• в Федеральном законе Российской Федерации от 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015) «Об обществах с ограниченной ответственностью» (гл. IV «Управление в обществе»);
• в Уголовно-процессуальном кодексе Российской Федерации от 18.12.2001 № 174-ФЗ (гл. 35, ст. 259).

Оформление протокола

Протокол независимо от вида состоит из трех частей:

• заголовочной (шапки);
• основной (текста);
• оформляющей (подписей, виз ознакомления).

Реквизиты влияют на юридическую силу документа. Важно правильно их оформить в соответствии с действующими правилами.

Заголовочная часть

Протоколы оформляются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе формата A4. Расположение реквизитов заголовочной части во всех случаях продольное или угловое.

Пример оформления на бланке протокола (бланк конкретного вида документа) с продольным расположением реквизитов

Бланки конкретного вида документов используются при издании большого количества их экземпляров. Остальные документы оформляются на общем бланке. На нем оставляют чистое место для нанесения названия любого вида документа.

Пример оформления протокола на общем бланке с продольным расположением реквизитов

А если в инструкции по делопроизводству не указан конкретный тип бланка? Тогда протокол оформляется на чистом листе формата А4.

Справка

В заголовочной части протокола указываются следующие обязательные реквизиты:

1. наименование организации;
2. наименование вида документа;
3. дата документа;
4. регистрационный номер документа;
5. место составления или издания документа.

Рассмотрим ситуацию, если заседание (совещание) проводится в структурном подразделении. В заголовочной части перед словом ПРОТОКОЛ указывают наименование структурного подразделения. Например:

Вид документа рекомендуется указывать прописными буквами (ПРОТОКОЛ).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Дата может быть оформлена:

• цифровым способом (например, 21.10.2015);
• словесно-цифровым способом (например, 21 октября 2015 г.).

Если заседание (совещание) проходило несколько дней, то датой протокола будет период его проведения (например, 21.10–22.10.2015).

Регистрационный номер протокола состоит из порядкового номера заседания (совещания). Номер присваивается в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. Он может дополняться буквенным обозначением.

№ 2 ЭК. Здесь 2 — порядковый (учетный) номер заседания (совещания). ЭК — сокращенное название коллегиального органа («экспертная комиссия»).

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера. Они включают порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании (например, № 11/29).

Реквизит «место составления или издания документа» оформляется на отдельной строке. Он располагается ниже даты и регистрационного номера. А при продольном расположении реквизитов — в центре следующей строки. Реквизит содержит название географического пункта, где было заседание коллегиального органа. Условные сокращения географических названий должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234). Например: г. Химки Московской области

Основная часть

Заголовок к тексту протокола включает наименование коллегиального органа. Оно зависит от функционального назначения органа.

• (чего?) заседания диссертационного совета
• (чего?) заседания экспертной комиссии
• (чего?) совещания руководителя …

Протоколы бывают полные и краткие. Это зависит от полноты освещения вопросов на заседаниях (совещаниях).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

• председатель (или председательствующий) заседания (совещания);
• секретарь заседания (совещания);
• фамилии присутствующих на заседании (совещании);
• приглашенные лица (если есть);
• повестка дня.

Председателем заседания (совещания) является глава совещательного органа, который ведет собрание. Секретарем заседания (совещания) — лицо, которое документирует деятельность совещательного органа, т. е. составляет протокол.

Присутствующие — лица, которые входят в состав заседающего коллектива (совещательного органа). Приглашенные — не входят в состав заседающего коллегиального органа. Но они приглашены на заседание (совещание) по каким-либо причинам.

Оформлять данную информацию рекомендуется следующим образом:

Председатель — Сидоров С.В.
Секретарь — Иванова М.И.
Присутствовали: Аверин В.А., Борисов С.Ю., Воронин С.Л., Якушев П.А. (фамилии перечисляют в алфавитном порядке).

А если присутствующих слишком много (например, более 15 человек)? Тогда в протоколе делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола:

Присутствовали: 17 чел. (список прилагается).

Обратите внимание! Количество присутствующих, отмеченных в списке, определяется организацией самостоятельно.

Приглашенные: полное наименование должности, организация, где работает приглашенный, его фамилия и инициалы. Приглашенный на заседание (совещание) может быть работником и данной организации.

Повестка дня содержит: рассматриваемый вопрос, указанный в предложном падеже, должность, фамилию и инициалы докладчика по данному вопросу. Вопросы нумеруются арабскими цифрами и строятся в предложном падеже.

Повестка дня:

1. О порядке проведения аттестации сотрудников и утверждении плана ее проведения. Докладчик (доклад, выступление) — начальник отдела кадров Павловский А.В.
2. О проведении Дня машиностроителя. Докладчик (доклад, выступление) — заместитель генерального директора завода Якунина Г.Н.

Основная часть текста протокола оформляется в соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня. В ней должно содержаться столько разделов, сколько вопросов было в повестке дня. Каждый раздел нумеруется арабскими цифрами и строится по схеме:

1. Слушали:
Выступили:
Постановили (или Решили):

Данные слова могут быть написаны прописными буквами (СЛУШАЛИ) или строчными (Слушали) (кроме первой).

Слово «СЛУШАЛИ» оформляется от границы левого поля и заканчивается двоеточием. С абзаца новой строки в родительном падеже оформляется фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ — кого?). Затем ставится тире. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени.

1. СЛУШАЛИ:
Павловского А.В. —
доложил о порядке проведения аттестации сотрудников организации.
Отметил, что аттестация сотрудников является обязательной в соответствии с трудовым законодательством.
Предложил утвердить план проведения аттестации сотрудников организации в 2016 году.

Основное содержание может не записываться в текст протокола. Его можно оформить в виде отдельных материалов и приложить к протоколу. Тогда в тексте протокола делается отметка «Текст выступления (доклада) прилагается». Например:

1. СЛУШАЛИ:
Короленко В.П. — текст доклада прилагается.

Если приложений к протоколу несколько, ссылка на приложение оформляется так:

2. СЛУШАЛИ:
Якунину Г.Н. — текст доклада (приложение 2).

Все вопросы к докладчику и выступившим и ответы на них записываются в порядке их поступления. Они оформляются с красной строки.

Порядок оформления выписки из протокола подробно рассмотрен в статье «Инструкция по делопроизводству. Раздел «Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов»»

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки (абзаца). Они указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ — кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Основное содержание выступлений после доклада включается в текст протокола. Например:

ВЫСТУПИЛИ:
Иванов А.В. — предложил начальникам структурных подразделений подготовить вопросы для аттестации сотрудников.

Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью. Причем в той формулировке, которая была принята на заседании. При необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».

РЕШИЛИ:
1. Начальнику отдела кадров Верменич А.Н. подготовить проект программы повышения квалификации сотрудников на 2016 год к 29.12.2015.
За — 15, против — 0, воздержалось — 0.

Если решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами с точкой. Как правило, каждое решение сопровождается должностью, фамилией и инициалами ответственного за его выполнение. А также содержит срок исполнения.

Пример оформления протокола заседания

Оформительская часть

Протоколы подписываются председателем и секретарем собрания. Затем они доводятся под роспись до работников. Причем работников, названных ответственными исполнителями в постановляющей части протокола.

Протокол в федеральных органах исполнительной власти подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Председательствующий личная подпись С. В. Сидоров
Секретарь личная подпись М. И. Иванова