Содержание
- Возложили обязанности но не издали приказ
- Приказ на временное исполнение обязанностей
- Можно ли издать приказ о замещении временного отсутствующего работника задним числом?
- Документальное оформление передачи обязанностей
- Выбираем перевод или совмещение
- Документы, регламентирующие обязанности
- Дополнительные обязанности в рамках одной должности
- Как оформить приказы задним числом?
Возложили обязанности но не издали приказ
Я понимаю кадровик должен был заключить не дополнительное соглашение, а просто соглашение с работником
угу.
(почему?)
Вопрос: Сотрудник (не заместитель) будет замещать начальника отдела без освобождения от работы, определенной его трудовым договором, в течение рабочего дня.
Какие документы необходимо оформить в случае поручения дополнительной работы?
Ответ: Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности). Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ст. 60.2 ТК РФ).
Совмещение (его вид, содержание, объем и продолжительность) устанавливается работодателем с письменного согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ). Однако доплата за совмещение должна быть установлена соглашением сторон (часть вторая ст. 151 ТК РФ).
Поэтому для правильного документального оформления совмещения необходимо оформить два кадровых документа:
— приказ (распоряжение) работодателя о совмещении;
— соглашение сторон трудового договора о совмещении.
Приказ (распоряжение) работодателя составляется в произвольной форме, на нём работник ставит отметку «согласен», «не возражаю» или равнозначную и свою подпись. Согласие на выполнение этой работы может также содержаться в отдельном письменном заявлении работника либо служебной записке. В приказе необходимо установить срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу (например до выхода отсутствующего работника из отпуска), ее содержание и объем, а также размер доплаты (часть третья ст. 60.2, часть первая ст. 151 ТК РФ). Размер доплаты устанавливается с учетом содержания или объема дополнительной работы (часть вторая ст. 151 ТК РФ).
Как следует из ст. 60.2, ст. 151 ТК РФ, также необходимо оформить письменное соглашение работника и работодателя, в котором решается вопрос о размере доплаты за выполнение работником порученной ему работодателем дополнительной работы. Обращаем Ваше внимание на то, что соглашение о совмещении не является дополнительным соглашением к трудовому договору, поскольку оно не вносит каких-либо изменений или дополнений в сам трудовой договор. В отличие от трудового договора (и дополнительных соглашений к нему) соглашение о совмещении может быть в любой момент досрочно прекращено в одностороннем порядке по инициативе любой из сторон (работник имеет право досрочно отказаться от совмещения, а работодатель — досрочно отменить его). О досрочном прекращении совмещения стороны предупреждают друг друга в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня. Соглашение о совмещении в этом случае будет прекращено автоматически.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Верхова Надежда
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сутулин Павел
23 августа 2013 г.
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
В приказе руководитель не хочет указывать точную сумму.
можно в процентах от чего-нибудь (например, от оклада по основной или совмещаемой должности) написать.
Подскажите, если в соглашение прописать доплата будет выплачиваться в виде стимулирующей надбавки в размере согласованном между руководителем и работником. Это будет более правильно?
нет.
Или лучше в приказе написать небольшую сумму, а остальное доплачивать стимулирующей премией.
вам виднее. если работник согласен, что ему «большая сумма» не гарантирована — почему нет?
Приказ на временное исполнение обязанностей
Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей.
Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. Допускается издавать такой приказ каждый раз по каждому отдельному случаю. Ниже приведен пример приказа о замещении директора на время отпуска. Рекомендации по его оформлению и согласованию ничем не отличаются от общепринятых в делопроизводстве норм составления приказов.
Образец приказа о временном исполнении обязанностей директора
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «ЩЕЛОЧЬ»
(ООО «Щелочь»)
» 25 » октября 2014 г. № 144
О временном возложении обязанностей
Убываю в ежегодный оплачиваемый отпуск с 28 октября по 12 ноября
2014 года.
Исполнение обязанностей по руководству ООО «Щелочь» на время моего отпуска возлагаю на заместителя генерального директора Тяпкина Дениса Анатольевича.
Генеральный директор А.П. Бородавка
Либо можно единожды предусмотреть временное исполнение обязанностей определенным должностным лицом, например, отдельным пунктом в приказе о распределении обязанностей между руководством. В этом случае часть текста приказа может иметь следующий вид:
«…
2. Возложить исполнение обязанностей директора общества на время его отсутствия на заместителя директора Крышкина Е.В.
3. В случае временного отсутствия одного из заместителей директора решение о его замещении принимает директор общества.
…»
Добавлю еще, что нормы делопроизводства не допускают оформления подписи любого документа с предлогом «за» или с добавлением косой черты перед написанием должности. Кроме того, должна быть приведена расшифровка ФИО должностного лица фактически поставившего свою подпись на документе.
Поэтому становится понятно, что в случае любого временного отсутствия правомочного подписывать служебные документы должностного лица необходимо позаботиться о юридической силе оформляемых документов. Одной из мер будет своевременное издание приказа на временное исполнение обязанностей, например, директора и т.д.
Можно ли издать приказ о замещении временного отсутствующего работника задним числом?
Вопрос-ответ по теме
Подскажите пожалуйста, сотрудник находился в отпуске, во время его отсутствия за него выполнял его обязанности другой сотрудник. Служебную записку о просьбе возложить обязанности отсутствующего сотрудника на другого работника с 03 августа 2015 в отдел кадров поступила только 27 августа 2015. Можем ли мы зарегистрировав приказ 27 августа 2015 года, возложить обязанности задним числом — с 03 августа 2015? Спасибо.
1. По общим правилам, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника оформляется письменным соглашением работника и работодателя, на основании которого издаётся приказ о временном исполнении обязанностей (временном замещении).
Существует требование законодательства, по которому каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом факт хозяйственной жизни, это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Такие правила установлены статьями 2 и 9 Закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ.
Учитывая, что за замещение отсутствующего работника сотруднику полагается доплата (ст. 151 ТК РФ), что оказывает влияние на движение денежных средств в организации оформление первичного учётного документа, то есть приказа, обязательно.
Первичный учетный документ (приказ) должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных (ч. 3 ст. 9 Закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ).
Учитывая данные факты, в Вашем случае не вполне корректно оформлена процедура возложения обязанностей отсутствующего работника. При этом допустимо оформить соответствующий приказ задним числом. Обращаю Ваше внимание, что работник, ответственный за надлежащее оформление соответствующей процедуры, по чьей вине были нарушены сроки, может быть привлечён к дисциплинарной ответственности (ст.ст. 192-193 ТК РФ).
Важную информацию о Приеме на работу задним числом вы найдете в материале здесь.
2. Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Согласно п. 77 указанного перечня, должностные инструкции хранятся в организации постоянно. После замены, документ должен хранится в течение 3-х лет.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: В течение каких сроков организация должна хранить кадровые документы.
Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).
Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу нужно хранить не менее 75 лет. Исключение из этого правила составляют приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки на территории России (равно как и другие документы о командировках: задания, отчеты и т. п.), а также приказы о взысканиях. Их нужно хранить только пять лет.
Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, а личные дела руководителей – постоянно. Также постоянно положено хранить штатное расписание.
Материалы по аттестации рабочих мест следует хранить 45 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда – 75 лет.
Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.
Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
С уважением и пожеланием комфортной работы, Игорь Иванников,
Документальное оформление передачи обязанностей
При закреплении за одним работником функций по двум должностям на временной основе работодатели руководствуются нормами статьи 60.2 ТК РФ. Для этого варианта оформления характерно соблюдение следующих условий:
Увеличивать объем трудовых обязанностей работнику без назначения дополнительной оплаты запрещено трудовым законодательством. Объем предстоящих дополнительных работ и срок их выполнения оговаривается с сотрудником. Несмотря на подписание дополнительного соглашения за работником, на которого возлагаются дополнительные обязанности, сохраняется право досрочного расторжения договоренностей по совмещению. Аналогичными правами обладает и работодатель.
Документально оформить возложение обязанностей можно двумя способами:
При включении условия о замене в должностную инструкцию в нее вносят отдельный пункт о замещении коллег в случае их временного отсутствия на рабочем месте. Такой вариант позволяет заблаговременно известить сотрудника о необходимости замены и согласовать объем работы.
Если выполнение чужих обязанностей будет занимать много времени у работника, может потребоваться альтернативный вариант оформления – внутренне совместительство. Также допускается временный перевод на другую должность. Это даст возможность работнику не уплотнять свой график, не жертвовать собственными обязанностями, а работать дольше и получать за это повышенную зарплату. Такой способ особенно актуален для случаев, когда предполагается длительное совмещение должностных функций. Например, на период декретного отпуска.
Выбираем перевод или совмещение
Процедура оформления внутреннего совместительства подчиняется нормам главы 44 ТК РФ. Перечислим основные особенности этого типа трудовых отношений:
Отметим, что ежедневная продолжительность переработки при совместительстве не может превышать 4 часов. Вариант с совмещением подходит для ситуаций, когда можно отделить функции по одной должности от обязанностей по совмещаемому рабочему месту. При этом для работодателя сложности связаны с необходимостью детального учета отработанного совместителем времени по каждой должности.
Другим вариантом решения проблемы по замещению временно отсутствующего сотрудника является временный перевод. Процесс внутреннего перевода с ограниченным периодом действия регулируется положениями статьи 72.2 ТК РФ. Этот вариант применяется при необходимости длительного замещения сотрудника. Переведенный работник прекращает выполнять свои трудовые функции по старому месту работы и посвящает все время новым должностным обязанностям.
Перевод оформляется через подписание дополнительного соглашения с работником. Зарплата рассчитывается по окладу новой должности. Для процедуры временного перевода на другую должность внутри предприятия характерно отсутствие у сторон возможности в одностороннем порядке прекратить действие допсоглашения.
Специально для читателей нашими специалистами подготовлен образец приказа о возложении обязанностей. Его можно скачать на сайте в статье «Назначения исполняющего обязанности директора: образец приказа 2018».
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
Документы, регламентирующие обязанности
Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.
- Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.
К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.
Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.
ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.
Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:
Дополнительные обязанности в рамках одной должности
Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:
СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.
Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:
- вписываются в квалификационную характеристику;
- обусловлены технической реорганизацией предприятия;
- вызваны изменением условий труда.
- Как оформлять документы задним числом и не нарушать закон
- Нужно ли произвести перерасчет и доплатить зарплату сотрудникам до МРОТ, размер которого был увеличен задним числом
- Как установить размер зарплаты
- Пресса: Журнал «Справочник кадровика» № 4, Апрель 2016
- подделки подписи заявителя и иных лиц, удостоверительной надписи (подписи и печати) нотариуса;
- внесения исправлений в текст документа посредством подчисток, дописок, допечаток и т. п., в т. ч. с использованием различного рода технических средств.
- ГОСТ Р 6.30–2003 «Государственный стандарт РФ. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст);
- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрены коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
- экспертиза при осуществлении налогового контроля, в т. ч. при проведении выездных налоговых проверок (подп. 11 п. 1 ст. 31, подп. 3 п. 9 ст. 89, ст. 95, п. 1 ст. 96 НК РФ, определение Конституционного Суда РФ от 16.07.2009 № 928-О-О, п. 1.21 и приложение № 21 к приказу ФНС России от 08.05.2015 № ММВ-7-2/189). Как правило, налоговый орган назначает экспертизу с целью выявления подлинности документа в целом или его конкретных реквизитов;
- судебная экспертиза (п. 1 ст. 79 Гражданского процессуального кодекса РФ).
- в законах и подзаконных актах, регулирующих отдельные виды деятельности или хозяйственные операции;
- в ведомственных или локальных нормативных актах.
- либо оформить отпуск по беременности и родам с получением взамен заработка пособия по беременности и родам за счет средств обязательного социального страхования;
- либо продолжать работать и получать плату за труд в соответствии с трудовым договором.
ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.
Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.
Как оформить приказы задним числом?
Ответ на вопрос:
Оформление приказов задним числом некорректно. Однако в зависимости от вины работодателя и обстоятельств, при которых приказ был оформлен не своевременно, ответственность работодателя может быть исключена.
Оформление документов задним числом может быть признано фальсификацией документа (см. приложение к ответу ниже). За фальсификацию бухгалтерских и иных учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, если эти действия совершены при наличии признаков банкротства, предусмотрена административная и уголовная ответственность (ч. 1 ст. 14.13 КоАП РФ, ст. 172.1, ч. 1 ст. 195 УК РФ). Но это исключительные случаи, связанные с оформлением кадровых документов задним числом, – они касаются только злоупотреблений в выплате сумм выходных пособий (компенсаций) при увольнении топ-менеджеров по соглашениям о расторжении трудового договора (ч. 4 ст. 178, ст. 279, ч. 2 ст. 307, ст. 349.3 Трудового кодекса РФ, постановление Пленума Верховного Суда РФ от 02.06.2015 № 21).
За оформление кадровых документов задним числом ответственность не предусмотрена. Однако такие документы могут быть оспорены в ходе любой проверки и в суде и признаны недействительными. Например, если во время налоговой проверки выяснится, что кадровые документы по учету труда и его оплаты подписаны задним числом, да еще и содержат фальсифицированную подпись, инспекторы просто не признают указанные в них расходы на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль. Так как согласно п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть подтверждены документально в соответствии с требованиями законодательства РФ.
Подробнее об оформлении документов читайте здесь:
Следует также отметить, что в некоторых случаях, работодатель фактически не имеет возможности оформить соответствующий документ до наступления соответствующего события. Например, в случае если работник сдавал кровь, о чём сообщил на следующий день. В этом случае вины работодателя нет, соответственно нет оснований для привлечения его к ответственности (ст. 2.1, 2.2 КоАП РФ).
Кроме того, в случае если права работника не были нарушены, то может идти речь о малозначительности правонарушения, что также может стать основанием для исключения ответственности работодателя (ст. 2.9 КоАП РФ).
О Приеме на работу задним числом читайте подробнее по ссылке.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Кадровое делопроизводство
Заднее число: уроки арифметики
Е.В. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Все сроки вышли еще позавчера, а приказ так и не составлен. Знакомая ситуация? Пожалуй, нет такой компании, где хотя бы раз документы не оформлялись задним числом. Ну, а как иначе, скажете вы, если отсутствие той или иной бумаги чревато неприятностями – большими и малыми.
Увы, мы редко задумываемся, что фальсификация, как правило, приводит к куда более серьезным последствиям.
Однако есть ситуации, в которых оформление документа постфактум не только допустимый, но и единственно правильный вариант.
Помечать задним числом (backdating) – датировать документ прошедшим числом, с тем чтобы он вступал в юридическую силу не в момент составления, а с более ранней даты, т. е. датировать документ числом более ранним, нежели дата фактического составления документа.
Трудовое законодательство требует оформления большого количества документов, которые отражают самые разные стороны трудовых отношений. Любой из них в случае проверки может быть затребован инспекторами ГИТ, налоговой инспекции, территориальных органов ФСС РФ и ПФР, а также использован при рассмотрении споров в суде.
Есть немало причин, по которым документы приходится проводить задним числом. Какие-то не были оформлены вовремя из-за отсутствия необходимых сведений, другие потеряны или испорчены, а третьи вообще не считали нужным использовать в компании. Наконец, в ряде случаев таким образом пытаются уйти от ответственности. Но иногда подготовка отсутствующих документов заново или новых – задним числом не является их подделкой.
Документы подлинные и нет
Обязательные реквизиты первичного учетного документа:
• наименование;
• дата составления;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию, и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
• подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В ходе различных проверок и в суде многие работодатели предъявляют документы, оформленные задним числом. В случае если будет установлено, что дата на документе не соответствует времени оформления, он может быть признан недостоверным, а доказательство – недопустимым.
Но такой способ оформления не всегда является незаконным, ошибочным или свидетельствует о подделке того или иного документа.
Следует различать документы подлинные, поддельные и подложные.
Подлинным называется документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, утв. Росархивом – разд. 2). Содержание подлинного документа соответствует действительности, и сам он изготовлен надлежащим должностным лицом.
Поддельным называется полностью фальсифицированный документ либо подлинный документ с частично фальсифицированными реквизитами (заведомо недостоверными сведениями, исправлениями, фальсифицированными подписями или иными реквизитами документа).
Подложным называется документ, содержащий преднамеренно искаженную информацию об определенных фактах. Искажение информации может быть осуществлено путем:
Подделка документа может быть как частичной (внесение изменений посредством подчисток, дописок, допечаток и т. п. в подлинный документ), так и полной (создание полностью подложного документа) (письмо ФНС России от 23.04.2014 № СА-4-14/7872).
Таким образом, поддельными считаются как полностью фальшивые, так и настоящие документы, в которых есть какие-либо изменения, искажающие их содержание.
Оформление документа задним числом помимо недостоверного реквизита «Дата документа» может содержать и недостоверный реквизит «Подпись». Например, если сотрудник, уполномоченный в прошлом подписывать такие документы, уже не работает в организации и его подпись подделывается.
Не упустите из виду
Кадровые документы должны отвечать общегосударственным требованиям к оформлению документов, в частности, требованиям:
Большинство кадровых документов являются одновременно и первичными учетными документами по учету труда и его оплаты, поэтому они должны содержать семь обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ).
Исходя из общих требований, любой документ должен содержать достоверную информацию, позволяющую идентифицировать подписавшее его лицо (письмо Минфина России от 23.04.2010 № 03-02-07/1–187).
Подделка документов преследуется по закону?
За подделку документов предусмотрена как административная (ст. 19.23 Кодекса РФ об административных правонарушениях), так и уголовная (ч. 1 ст. 327 Уголовного кодекса РФ) ответственность. Оба вида ответственности установлены за подделку только тех документов, которые удостоверяют личность либо подтверждают права (освобождают от обязанностей), а также за подделку штампов, печатей или бланков и их использование.
пример
Если при трудоустройстве работника выявлена поддельная трудовая книжка, работодатель обязан известить об этом органы внутренних дел, с тем чтобы те предприняли соответствующие действия, поскольку подделка документов является преступлением.
Но если вины работника в оформлении поддельной трудовой книжки нет (например, поддельный бланк был оформлен первым работодателем, а записи в документе соответствуют действительности), он не будет привлечен к ответственности.
За фальсификацию бухгалтерских и иных учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, если эти действия совершены при наличии признаков банкротства, предусмотрена административная и уголовная ответственность (ч. 1 ст. 14.13 КоАП РФ, ст. 172.1, ч. 1 ст. 195 УК РФ). Но это исключительные случаи, связанные с оформлением кадровых документов задним числом, – они касаются только злоупотреблений в выплате сумм выходных пособий (компенсаций) при увольнении топ-менеджеров по соглашениям о расторжении трудового договора (ч. 4 ст. 178, ст. 279, ч. 2 ст. 307, ст. 349.3 Трудового кодекса РФ, постановление Пленума Верховного Суда РФ от 02.06.2015 № 21).
Не упустите из виду
За оформление кадровых документов задним числом ответственность не предусмотрена. Однако такие документы могут быть оспорены в ходе любой проверки и в суде.
пример
Если во время налоговой проверки выяснится, что кадровые документы по учету труда и его оплаты подписаны задним числом, да еще и содержат фальсифицированную подпись, инспекторы просто не признают указанные в них расходы на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ все расходы должны быть подтверждены документально в соответствии с требованиями законодательства РФ. Естественно, понадобится провести экспертизу, но последствия коснутся только изменения налоговой базы по налогу на прибыль.
Для распознавания документов, составленных не в ту дату, которая в них указана, установления их подлинности проводятся:
А теперь посмотрим на конкретные примеры оформления документов не той датой.
История вопроса
При приеме на работу до 6 октября 1992 г. трудовой договор заключался в устной форме. Дело в том, что в период действия Кодекса законов о труде РФ, утв. ВС РСФСР 09.12.1971 (далее – КЗоТ РФ 1971 г.), трудоустройство происходило на основании заявления о приеме на работу с последующим изданием приказа – без заключения в письменной форме трудового договора с работником. Письменное оформление трудовых отношений не было обязательным и производилось только по желанию работника.
С 06.10.1992 в ч. 1 ст. 18 КЗоТ РФ 1971 г. были внесены изменения, согласно которым оформление договора в письменной форме стало обязательным (подп. «б» п. 15 ст. 1 Закона от 25.09.1992 № 3543–1, утратившего силу с 1 февраля 2002 г.).
Трудовой договор
5 функций трудового договора
Основание возникновения трудовых отношений.
Установление условий выполнения работы.
Подтверждение периодов работы, включаемых в страховой стаж, для расчета пособий по социальному страхованию.
Подтверждение периодов работы, включаемых в страховой стаж, для установления страховых пенсий.
Подтверждение расходов на оплату труда для целей исчисления налога на прибыль.
По общему правилу трудовые отношения возникают на основании трудового договора, заключенного в письменной форме и вступающего в силу со дня его подписания сторонами (ч. 1 ст. 16, ч. 1 ст. 61, ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Читайте о приказе о прохождении медосмотра больше информации в статье по ссылке.
Ситуация 1. Трудовой договор не был оформлен, сотрудник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя (его уполномоченного представителя).
Трудовые отношения возникают на основании фактического допущения к работе (ч. 3 ст. 16 ТК РФ). Трудовой договор, не оформленный письменно, считается заключенным и вступает в силу со дня фактического допущения к работе (ч. 1 ст. 61 ТК РФ).
Не упустите из виду
Работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех рабочих дней с момента фактического допущения сотрудника к работе (ч. 2 ст. 67 ТК РФ). Отсутствие заключенного трудового договора по истечении указанного срока является нарушением трудового законодательства, за которое предусмотрена ответственность по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ.
Работник фактически допущен к работе 4 апреля. Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля.
В договоре (приложение 1) указаны следующие даты:
• 7 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами и дата регистрации;
• 4 апреля – дата начала работы, дата вступления договора в силу.
Сотрудник фактически допущен к работе 4 апреля. Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля.
В договоре указаны следующие даты:
• 4 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами, дата его регистрации, дата начала работы, дата вступления договора в силу.
Ситуация 2. Трудовой договор по какой-либо причине не был заключен в письменной форме, есть только приказ о приеме на работу.
Договор необходимо оформить письменно в соответствии с требованиями ст. 57 ТК РФ.
В него нужно включить фактические условия работы, действующие на текущую дату гарантии и компенсации работнику (должностной оклад, доплаты, надбавки, режим рабочего времени и др.). Датой оформления договора будет текущее число, а датой приема на работу (датой начала работы) – фактический день выхода на нее.
Сотрудник фактически приступил к работе на основании приказа о приеме 11 января (приложение 2). Письменный трудовой договор оформлен 7 апреля. В договоре указаны следующие даты (приложение 3):
• 7 апреля – дата создания, дата подписания договора сторонами и дата регистрации;
• 11 января – дата начала работы, дата вступления договора в силу.
Аналогичным образом следует поступать в ситуации, если с сотрудником, который был принят на работу до 06.10.1992 и по сей день трудится в компании, не был оформлен письменный трудовой договор.
Ситуация 3. Трудовые отношения с работником не оформлены (отсутствует трудовой договор, приказ о приеме на работу), он получал зарплату «в конверте», с которой работодатель не платил НДФЛ и страховые взносы.
Оформлять трудовой договор нужно только текущей датой. Датой приема на работу (датой начала работы) также будет являться текущая дата.
Подпунктом 4 п. 5 Общедоступных критериев самостоятельной оценки рисков для налогоплательщиков, используемых налоговыми органами в процессе отбора объектов для проведения выездных налоговых проверок (утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333), предусмотрено, что при выборе объектов для проведения выездных налоговых проверок налоговый орган учитывает информацию, поступающую в ходе рассмотрения жалоб и заявлений о выплате налогоплательщиком неучтенной заработной платы («в конвертах»), неоформлении (оформлении с нарушением установленного порядка) трудовых отношений и иную аналогичную информацию (письмо Минфина России от 19.04.2013 № 03-02-08/27). Вдобавок такой сигнал повлечет вызов на комиссию по легализации налоговой базы, созданную при налоговом органе (письмо ФНС России от 17.07.2013 № АС-4-2/12722).
Не упустите из виду
Ни при каких обстоятельствах оформлять трудовой договор задним числом нельзя.
На заметку
Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. При этом лицо, на которое возложено ведение бухучета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухучета, не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
За неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей (в части своевременного документального оформления фактов хозяйственной жизни, соответствия составленных им первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни) к работнику могут быть применены дисциплинарные взыскания в общеустановленном порядке (ст. 192, 193 ТК РФ).
Если работник вовлечен в оформление факта хозяйственной жизни, который документируется не на текущую дату, чтобы оценить законность проведения документа задним числом, он должен учитывать:
требование своевременности (своевременное отражение фактов хозяйственной деятельности в бухучете и бухгалтерской отчетности (п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н);
принципы достоверности и объективности, профессиональной осмотрительности и осторожности и других признанных базовых принципов, позволяющих качественно оценить операции и отразить их в отчетности.
Трудовая книжка
Несмотря на постоянные разговоры об отмене трудовых книжек этот документ по-прежнему остается одним из основных, подтверждающих трудовую деятельность и стаж работника.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае когда работа в данной организации является для сотрудника основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Необходимые записи должны вноситься в трудовую книжку своевременно.
В частности, все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Не упустите из виду
Оформить трудовую книжку задним числом нельзя. Бланки трудовой приходуются в соответствии с особыми правилами и только текущей датой. Выдаваемые документы регистрируются в специальной учетной форме. Поэтому как оформление новой трудовой книжки, так и ее восстановление (оформление дубликата) возможно только сегодняшним числом, даже если нарушены сроки оформления и выдачи документа.
Трудовой договор с работником заключен 14 марта. В этот день подписан трудовой договор, издан приказ о приеме на работу, сотрудник фактически приступил к работе. Это его первое место работы, поэтому специалист, ответственный за оформление трудовых книжек, должен был оформить трудовую книжку в течение недели после приема сотрудника на работу.
Трудовая книжка была оформлена только 11 апреля. При этом на титульном листе указана дата ее оформления – 11 апреля (приложение 4). В содержательной части трудовой книжки указывается дата начала работы – 14 марта.
Штатное расписание
Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатных состава и численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Штатное расписание, как правило, утверждается приказом руководителя организации или иным уполномоченным должностным лицом. Дата вступления в силу этого документа должна быть такой же, как у соответствующего приказа, либо предшествовать ей.
Особое внимание стоит уделять указанным датам при сокращении штата: в случае расхождения дат увольнения и вступления в силу нового штатного расписания (тем более, если документ оформлен задним числом) суд или контролирующий орган может прийти к выводу об отсутствии на день увольнения оснований для прекращения отношений и восстановить работника в должности.
пример
В ходе проверки ГИТ в Республике Карелия в организации был выявлен факт нарушения работодателем ст. 22, 81, 180 ТК РФ.
10.02.2012 работодатель издал приказ о сокращении штата сотрудников. В распоряжении он установил, что с 12.04.2012 из штатного расписания исключаются должности некоторых работников. 10.02.2012 было утверждено штатное расписание на период с 12.04.2012 по 31.12.2012, в котором отсутствовали данные должности.
Работникам были выданы уведомления о сокращении занимаемых ими должностей, и до введения в действие нового штатного расписания они были уволены.
В нарушение п. 2 ч. 1 ст. 81 и ч. 2 ст. 180 ТК РФ работники были уведомлены о предстоящей процедуре 10.02.2012 и сокращены до введения в действие нового штатного расписания, т. е. на дату увольнения занимаемые ими должности в штатном расписании были. Таким образом, основание для начала процедуры сокращения штата у работодателя отсутствовало. По результатам проверки работодателю выдано предписание об устранении выявленных нарушений.
Должностная инструкция
Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ, содержащий задачи, трудовую функцию и конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав и пределов ответственности работника, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Должностная инструкция носит обезличенный характер и может разрабатываться по каждой штатной должности организации, в т. ч. вакантной.
По общему правилу компания не обязана разрабатывать, утверждать и применять должностные инструкции. За их отсутствие работодателя нельзя оштрафовать или наказать иным образом (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0). Вместе с тем такая обязанность может быть предусмотрена:
Таким образом, должностные инструкции следует утверждать текущей датой. Главное – проследите, чтобы с этим документом под подпись были ознакомлены ныне работающие сотрудники (текущей датой!).
График отпусков
График отпусков утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
Утверждать график отпусков задним числом нельзя.
Если вы по какой-то причине вовремя не утвердили график отпусков, в нем должна быть указана реальная дата создания и утверждения документа. Такое опоздание, конечно, само по себе является нарушением трудового законодательства, но не таким серьезным, как попытка его скрыть или отсутствие графика вообще.
Уведомление о времени начала отпуска
О времени начала отпуска работник должен быть извещен под подпись, не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Однако на практике работников нередко информируют о необходимости уйти в отпуск позже этого срока.
В таком случае работник не должен подписывать уведомление задним числом. Что делать в подобной ситуации подробно описано в ч. 2 ст. 124 ТК РФ: если работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за две недели до его начала, то работодатель по его письменному заявлению обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с сотрудником. Конечно, если работник не возражает против использования отпуска в даты, указанные в извещении, он под подпись знакомится с этим документом, и никаких негативных последствий ни для кого не наступает.
Приказы по личному составу
Порядок регистрации приказов по личному составу не регламентирован. Он может быть установлен работодателем самостоятельно в локальном нормативном акте (например, в инструкции по кадровому делопроизводству) или приказом по основной деятельности.
Обычно приказам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности и по личному составу должны регистрироваться отдельно.
пример
Если в организации принята общая сквозная цифровая нумерация, наличие приказа с индексом № 25а-к между приказами с индексами № 25-к и № 26-к может навести проверяющих на мысль, что документ составлен задним числом. И тогда при проверке могут возникнуть споры.
В кадровом документообороте часто используется журнальная форма регистрации. Регистрация приказа по личному составу является дополнительным доказательством самого факта его существования. При наличии системы регистрации вы можете доказать инспектору, что тот или иной документ составлен вовремя. Обычно журнал ведется последовательно с начала года, прошивается и нумеруется, так что подделать его, чтобы это осталось незамеченным, весьма затруднительно.
Приказ о предоставлении отпуска
Важно
Оформление приказа на отпуск задним числом является нарушением трудового законодательства.
Иногда руководство идет навстречу работнику и в связи со сложными личными обстоятельствами предоставляет ему часть ежегодного оплачиваемого отпуска вне графика. Зачастую это делается задним числом.
Заднее число законно
И напоследок приведем пример, когда оформление кадровых документов позже произошедшего события – единственно возможный и законный вариант.
Трудовые отношения между работодателем и сотрудником прекращаются в день смерти последнего (п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ).
При этом в качестве документа, на основании которого издается приказ, указывается свидетельство о смерти и его реквизиты, выданное органами ЗАГС по установленной форме.
Информация о смерти работника может поступить к работодателю из разных источников, сотрудник может умереть и на работе. Но оформить прекращение трудового договора можно только тогда, когда работодателю будет представлено свидетельство о смерти. До получения этого документа прекратить трудовой договор с умершим нельзя (письмо Роструда от 05.09.2006 № 1552–6).
В соответствующем приказе в качестве даты прекращения трудового договора указывается день смерти работника, а дата издания приказа обычно совпадает с днем получения документа работодателем (приложение 5).
Когда речь идет о прекращении трудового договора по причинам, не зависящим от воли сторон и предусмотренным ст. 83 ТК РФ, документы, на основании которых оформляется увольнение, работодатель нередко получает позже даты прекращения трудовых отношений. И это вполне законные случаи издания приказа позже даты увольнения.
Итак, кадровый документ не был оформлен вовремя. Что делать? Проанализировать, почему это произошло, и оценить ситуацию. Если документ обязательный, его нужно оформить текущей датой, чтобы в будущем сотрудник, проверяющие органы или суд не сомневались в его подлинности. К сожалению, нарушение сроков оформления, если они указаны в законе, само по себе является нарушением. Но те действия, которые вы предприняли, чтобы исправить допущенную ошибку, уменьшают или исключают ответственность за нарушение. А вот издание документов задним числом только усугубляет ситуацию и может усилить меры ответственности.
Ситуация
Беременная работница принесла листок нетрудоспособности, открытый еще месяц назад. Как предоставить ей отпуск по беременности и родам?
По общему правилу отпуск по беременности и родам предоставляется на основании заявления и соответствующего листка нетрудоспособности (ч. 1 ст. 255 ТК РФ). Указанной нормой ТК РФ не предусмотрена возможность (и обязанность) предоставления такого отпуска по инициативе работодателя без соответствующего заявления сотрудницы. В случае если женщина не заявляет о своем праве на указанный отпуск, работодатель не может в одностороннем порядке решить вопрос о его предоставлении.
Беременная работница вправе:
То есть сотрудница не может получить пособие по беременности и родам за тот период, когда она работала, имея право на соответствующий отпуск.
Если женщина, имея право уйти в декрет на основании выданного в установленном порядке листка временной нетрудоспособности, продолжает трудиться, пособие по беременности и родам назначается со дня фактического окончания работы (фактического ухода в отпуск) и до даты окончания этого отпуска (включительно), указанной в листке нетрудоспособности.
Таким образом, датой начала отпуска по беременности и родам будет дата подачи заявления о предоставлении указанного отпуска. А за отработанные дни вы обязаны начислить заработную плату, но не пособие по беременности и родам. Предоставить отпуск по беременности и родам задним числом нельзя.
В противном случае ФСС России откажет в возмещении части суммы выплаченного работнице пособия за фактически отработанные дни, приходящиеся на период временной нетрудоспособности в связи с беременностью и родами.