Отдел закупок

Вопросы, рассмотренные в материале:

• Каковы функции и обязанности отдела снабжения?
• Какова структура отдела снабжения?
• Как оптимизировать работу отдела снабжения?

Если компания занимается торговлей, то в ее штате обязательно есть сотрудники, отвечающие за закупки. В крупных холдингах эту функцию выполняет большое количество людей, а в маленьких фирмах, имеющих дело в основном с розницей, она возлагается на одного специалиста. Независимо от размера компании, обязанности отдела снабжения должны быть четко прописаны. Иначе пострадает эффективность подразделения.

Функции и обязанности отдела снабжения

Основная обязанность отдела снабжения – это поддерживать достаточный запас материалов в организации. Сотрудники подразделения:

• Определяют, какие нужны ресурсы и в какой срок.
• Отвечают за хранение и выдачу материалов со склада.
• Контролируют расход. Ресурсы должны использоваться по назначению и тратиться только в интересах компании.
• Содействуют экономии материалов.

Специалисты отдела снабжения изучают потребности предприятия в ресурсах, ищут поставщиков, с которыми будут сотрудничать, анализируют цены на нужную продукцию и услуги посредников, выбирают самый выгодный вариант транспортировки, а также оптимизируют запасы, учитывая сокращение транспортно-заготовительных и складских издержек.

Обязанности подразделения:

• Формирование номенклатуры материалов, необходимых компании для производства продукции.
• Планирование поставок на месяц, квартал, год.
• Участие в ярмарках, выставках и прочих мероприятиях с целью изучения рынка поставщиков нужных материалов.
• Выбор партнера с учетом оптимального варианта доставки продукции.
• Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль над их исполнением.
• Приемка поступивших материалов в соответствии с действующими документами – Положением о поставках и Инструкциями П-6 и П-7.
• Грамотное размещение привезенных ресурсов на складе компании с учетом внутренней логистики.
• Контроль расхода определенных материалов в производстве, а также разработка нормативов потребления.
• Инициатива по замене дорогих ресурсов на более дешевые, но без ухудшения качества продукции, производимой предприятием.
• Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов фирмы в части материального обеспечения.

Начальник отдела снабжения отвечает за надлежащее выполнение перечисленных обязанностей и подчиняется коммерческому директору.

Структура отдела снабжения

Структура отдела снабжения формируется, исходя из следующих факторов:

1. Масштабы компании.
2. Тип производства.
3. Отрасль, к которой относится предприятие.
4. Объемы и ассортимент материальных ресурсов, необходимых организации для производства своей продукции.
5. Количество поставщиков и их географическое положение.
6. Объемы и ассортимент производимой продукции.

От этих факторов зависит, из каких отделов будет состоять снабженческая служба, а также количество сотрудников и их функции. При формировании подразделения можно опираться на опыт аналогичных компаний, чтобы свои обязанности специалисты выполняли максимально эффективно.

При организации отдела снабжения главное условие заключается в принципе полноты и комплексности: в структуру должны входить все подразделения, которые занимаются поставками материалов.

В основном структура данной службы зависит от размера предприятия. В мелких, средних и крупных организациях обязанности отдела снабжения отличаются. Крупным компаниям не обойтись без сотрудников, отвечающих за логистику и закупки. Они тесно взаимодействуют с другими подразделениями, входящими в снабженческую службу. Средним предприятиям требуются отделы закупок, логистики и материально-технического обеспечения.

В малых фирмах снабжением руководит директор или его заместитель. Особенно это характерно для непроизводственных организаций. В маленьких компаниях обычно отдел снабжения не выделяется, но он может сформироваться при увеличении предприятия. Новое подразделение отвечает за материальные запасы, их доставку и складирование.

Ниже перечислены основные типы организационных структур снабженческой службы:

1.Функциональная структура включает следующие отделы:

• отдел закупок;
• транспортный;
• планово-диспетчерский отдел;
• группа таможенного оформления грузов;
• складское хозяйство.

Элементы функциональной структуры присутствуют в остальных типах организационных структур службы снабжения.

Отсутствует отдел логистики. Это свойственно средним предприятиям. В обязанности планово-диспетчерского отдела входит планирование закупок и выполнение плана снабжения. В службу МТС в маленьких компаниях обычно включают отделы транспорта, закупок и склад.

2.Товарная структура.

Товарная структура характерна для крупных оптовых и производственных торговых предприятий. Подразделения в службе снабжения формируются, если в компании закупается большое количество разнообразных материалов. Они отвечают за обеспечение фирмы определенными ресурсами. Каждое товарное подразделение работает с конкретным материалом.

Здесь выделяются группа таможенного оформления и планово-диспетчерская служба. Первая оформляет таможенные документы, необходимые для прохождения материалов, закупаемых за границей, через таможню. Вторая группа составляет план снабжения, контролирует и регулирует его надлежащее исполнение.

Рекомендуемые к прочтению статьи:

• План продаж для менеджера: правила и рекомендации по его составлению
• Аутсорсинг персонала
• Как контролировать менеджераа

Рыночная структура.

Если компания закупает ресурсы на разных рынках или в разных странах, то в обязанности отдела снабжения входит работа с поставщиками данных рынков/стран. Сотрудникам региональных подразделений для качественного выполнения своих обязанностей требуется знать специфику этих точек и нормы законодательства.

Матричная структура.

Если предприятие одновременно занимается несколькими проектами или выпускает разные виды продукции, то необходимо формировать матричную структуру снабженческой службы. Для производства каждого продукта и реализации каждого проекта выделяется свой отдел закупок. Если руководство решило сформировать службу логистики, то транспортное, диспетчерское подразделения, а также склады и отделы таможенного оформления включаются в состав нового департамента. В крупных компаниях у цехов есть свои отделы снабжения, в обязанности которых входит планирование.

Также в структуре этого подразделения выделяются сотрудники, занимающиеся снабжением материальными ресурсами участков и цехов. У таких служб есть свои склады, которые могут пополняться материалами со складов отдела снабжения. В крупных компаниях в их составе выделяется подразделение внешней кооперации, обеспечивающее организацию полуфабрикатами и комплектующими. Такие отделы формируются на основе функционального или товарного признака.

Оптимизация работы отдела снабжения

• Изменить планирование.

Около 65 % заданий не выполняются из-за ошибок в оперативном планировании. Планируйте на короткий срок и экономьте средства, приобретая столько ресурсов, сколько нужно прямо сейчас. В кризисные периоды закупайтесь так, чтобы не было запасов.

Планирование без запасов избавит сотрудников от необходимости управлять ими. Для этого нужно наладить закупки в срок. Заявки следует использовать до пятнадцатого числа текущего месяца, а в шестнадцатый день готовится отчет о материалах, которые поступят в следующем периоде. Если нужные ресурсы доставляются более одного месяца, для них составляется свой перечень со сроком исполнения заказов. В обязанности отдела снабжения входит обеспечение поставки материалов в сроки, указанные в перечне.

Сотрудники подразделения должны пользоваться известными инструментами анализа и прогнозирования, среди которых АВС-анализ и АВСXYZ-анализ. Суть первого заключается в том, что ситуацию можно контролировать на 80 %, если обеспечить контроль над 20 % доминирующих субъектов. АВСXYZ-анализ актуален только для непроизводственных компаний.

Все товары делятся на девять групп, для каждой из которых определяются подходящие варианты. Лучше лично контролировать дорогие и востребованные материалы, а ресурсы, которые просто занимают место на складе, заказывать больше не стоит.

• Выстроить отношения с поставщиками.

Ведите мониторинг. В обязанности отдела снабжения входит отслеживание предложений на рынке. Чтобы покупать материалы по выгодным ценам, периодически нужно проводить мониторинг акций поставщиков. Компании невыгодно работать с одними и теми же партнерами из-за знакомства или личных интересов менеджера по закупкам. Безусловно, бывают долгосрочные контракты, которые нельзя нарушать. Но если поставщик резко поднял цену или доставил заказ с опозданием, то соглашение с ним можно расторгнуть. Требуйте снижения прайса.

В период кризиса клиент может отказываться от сделки и просить у поставщика скидку на материалы. Если в данный момент вам нечем рассчитаться с партнером, попробуйте договориться с ним, например, о распределении платежей. Предложите своим поставщикам график погашения задолженности и детали сотрудничества, которые удобны для вас.

Обратите внимание на возможности партнерства. Ищите выгодные для себя поставки и выстраивайте отношения с долгосрочными преимуществами. Большинство снабженцев готово уступать клиентам во многих вопросах, в том числе в адаптации материалов под ваши задачи.

Читайте также: Методика бережливого производства: в чем ее смысл и какими инструментами она оперирует

• Контролируйте склады.

Если в ближайшее время вам не потребуются материалы, хранящиеся на складах, попробуйте их продать. Предварительно убедитесь, что эти ресурсы не пригодятся для других бизнес-направлений, вспомогательного производства и общехозяйственных служб.

Отдел продаж может не согласиться с тем, что материалы, ненужные в данный момент, следует реализовать. Он будет убеждать покупателей, что запасы – это преимущество компании, учитывая ее надежность и стабильность поставки. В любом случае на складах должен быть порядок. На производственных предприятиях, помимо центрального склада, есть участковые и цеховые, куда можно перенаправить материалы с основного хранилища фирмы.

В обязанности отдела снабжения входит контроль центрального склада. Все ресурсы, в том числе те, которые лежат около станков и на кладовках, нужно оприходовать на основное хранилище. Если предприятие работает 24/7, то и склад должен работать круглосуточно. Не забывайте периодически проводить инвентаризацию, т. к. она поможет обнаружить неучтенные запасы ресурсов.

• Проводите грамотную кадровую политику.

Под грамотной кадровой политикой подразумеваются распределение обязанностей, мотивация и контроль персонала, а вовсе не сокращение штата и переход на сокращенную рабочую неделю. Руководитель отдела закупок нужен не всегда. Если менеджеры получают распоряжения сверху, то и начальника можно не принимать в штат.

Компания будет эффективной, если сотрудники наилучшим образом исполняют свои обязанности: ищут выгодные предложения от поставщиков, занимаются проверками на складах, умеют прогнозировать изменения цен. В свою очередь руководство должно четко донести до персонала распределение функций между отделами снабжения, закупок и другими подразделениями. В качестве мотивации следует подготовить схему, при которой от работы и эффективности решений службы зависит зарплата специалистов. Например, в качестве критериев могут выступать показатели их мониторинга рынка, условия закупок и цены.
Принятая в компании система мотивации должна быть прозрачной для сотрудников. Если руководство понимает, что схема не учитывает ряд нюансов, это повод пересмотреть ее и донести изменения до персонала.

Искренне надеемся, что вы нашли в статье полезные идеи для своего бизнеса. Попробуйте применить их на практике и напишите нам о результатах. Также будем рады вашим вопросам, комментариям и пожеланиям.

С нами можно связаться:

• E-mail: client@pg-consult.ru
• Телефон: +7 (495) 792-99-62
• Форма обратной связи

Подписывайтесь на YouTube-канал Евгения Котова о бизнесе, лидерстве и продажах, где вас ждет очень много полезного контента.

До новых встреч!

Основной принцип закупочной деятельности НИПИГАЗа – равное партнерство, как компании с высокой проектной активностью и потребностью в ресурсах, с собственным участием в развитии контрагентов и расширении их возможностей, а также четкое выполнение обязательств по объемам, качеству, срокам и стоимости со стороны контрагентов.

В рамках закупочной деятельности НИПИГАЗ руководствуется следующими принципами:

• эффективность – достижение оптимального результата закупок: своевременного приобретения материально-технических ресурсов, работ и услуг требуемого количества, с оптимальным соотношением качества и стоимости закупки;
• справедливость – обеспечение равного и беспристрастного отношения к потенциальным контрагентам;
• состязательность – проведение закупок на конкурентной основе путем сравнения предложений по утвержденным критериям и выбору наилучшего из них;
• информационная открытость – использование общедоступных источников информации и современных технологий при проведении закупок;
• прозрачность – применение единых принципов, обоснование и документирование решений в процессе закупки, применение внутренней системы мониторинга за их осуществлением.

При осуществлении закупочной деятельности НИПИГАЗ стремится к соответствию высочайшим стандартам этики, российским и международным правовым нормам и требованиям. Компания руководствуется корпоративной политикой в области охраны труда и окружающей среды, промышленной безопасности и качества.

Все участники, вовлеченные в закупочную деятельность, руководствуются принципами честности, доверительности и профессионализма. Применяются только рыночные и открытые торговые технологии. Любые виды принуждения или оказания давления запрещены. Вся информация относительно закупок, включая цены и другие условия договоров, является конфиденциальной и не может быть передана третьей стороне.

Квалификация контрагентов и закупочные процедуры производятся на специализированной площадке b2b.sibur.ru. Данный ресурс позволяет реализовать все процессы закупочной деятельности по принципу одного окна, в режиме онлайн, в рамках единого интерфейса.

Предложения по поставке материально-технических ресурсов принимаются на электронный адрес Proc@nipigas.ru.

Отдел снабжения и его роль в производственном процессе предприятия

Отдел материально-технического снабжения это подразделение, деятельность которого направлена на обеспечение необходимыми ресурсами производства. При этом данная деятельность должна быть осуществлена до самого начала производственного процесса: от возникновения такой необходимости в ресурсах до их применения во время изготовления продукции.

Отдел снабжения функционирует в рамках коммерческой деятельности субъекта хозяйствования, подразумевающей осуществление различных торговых операций, связанных с приобретением необходимых ресурсов и реализацией произведенной продукцией. Оптимальная организация данного структурного подразделения в некоторой мере определяется уровнем использования средств в производстве, ростом производительности труда, снижением себестоимости продукции, увеличением рентабельности и прибыли предприятия. Такую же роль играет отдел материального снабжения в управлении производством. Основной целью данного подразделения является доведение конкретных ресурсов до участников производства в необходимом количестве и объеме, в точный срок и с минимальными затратами. Отдел снабжения имеет адресный характер, который определяется его направленностью и целью обеспечения функционирования производственного предприятия. В первую очередь речь идет о потребностях различных потребителей продукции, услуг или работ данного субъекта хозяйствования.

Отдел снабжения: его роль и значение

Его роль и значение состоят в следующем:

• деятельность данного подразделения предшествует производству и не только служит для обеспечения ресурсами производственного процесса, но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и потребительскую стоимость;
• определяет и формирует как экономические результаты субъекта хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции самих потребителей; — обозначение финансовых результатов производственного предприятия;
• в качестве вида деятельности предприятия служит основным источником его конкурентоспособности. Значительный удельный вес материальных издержек в общих расходах (около 60%) также подтверждает весомое значение материально-технического снабжения.

Основные задачи и функции отдела снабжения

• обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек, связанных с их заготовкой;
• обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).

Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и технологические, а также вспомогательные и основные. К основным функциям относится приобретение ресурса, а к вспомогательным маркетинг и юридическое сопровождение.

Категории снабженцев

В современных крупных компаниях работники отделов снабжения подразделяются на несколько категорий. Это связано с постоянным ростом объемов на предприятиях, что влечет за собой разграничение функций планирований, снабжения и сбережения товаров. При такой структуре каждое подразделение выполняет свои функции и имеет конкретное направление. Координацию работы в рамках данных структурных подразделений осуществляет начальник отдела снабжения.

Структура системы снабжения

В рамках такой организации работы каждое отдельное подразделение должно отвечать за некоторую группу товаров с осуществлением полного контроля поставки ресурсов и хранения их на складах.

Необходимо отметить тот факт, что структура системы снабжения является основным инструментом для достижения цели любого субъекта хозяйствования, осуществляющего свою деятельность, например, в сфере торговли. Поэтому процессу структурирования подразделения материально-технического снабжения должно быть уделено пристальное внимание. Отдел снабжения еще известен под другим названием «отдел закупок». Данное подразделение формируется в зависимости от количества поставщиков и ассортимента ввозимых товаров. Должен быть обязательно учтен и оборот продукции. Зачастую в компаниях в таких отделах на одного работника приходится свыше десяти поставщиков. В основном участки работы закрепляются в зависимости от видов товаров либо товарных групп. Рядовыми сотрудниками отслеживаются поставки товаров, своевременность оплаты за их поставку, а также планируются последующие закупки. Начальник отдела снабжения контролирует выполнение утвержденных планов закупок, следит за оборотами товара, наблюдает за работой менеджеров и, конечно же, осуществляет общее руководство. В его обязанности входит обеспечение непрерывности и плановости поставок.

Отдел снабжения на предприятии

Организация снабжения на предприятиях

Материально-техничнеское снабжение предприятия является первоочередной задачей, которую приходится решать руководству для обеспечения выполнения поставленных задач в максимально эффективном режиме.

Специфика снабжения предприятия

Для небольших фирм с узким сортаментом выпускаемой продукции это может быть один специалист по обеспечению. Для организаций среднего размера, выпускающих более широкую номенклатурную гамму, как правило, организуется уже отдел снабжения. На крупных предприятиях с развитым сортаментом нередки случаи создания управлений (дирекций) по обеспечению с развитой структурой. В случаях, когда отдельные товарные группы велики по объемам и сложны по сортаменту, создается специализированный отдел материального снабжения по направлениям. Например, на всех предрпиятиях трубной отрасли бюро металлов входили в состав производственных подразделений заводов. Это обосновано тем, что номенклатура заготовок составляла десятки тысяч наименований и составление графиков производства напрямую зависело от ритмичности ее поставок.

Отдел снабжения: функции Организация формирования номенклатуры материалов для производства продукции. Планирование поставок в разрезе года и по периодам года (квартал, месяц). Изучение рынка поставщиков необходимых товарных групп путем участия в выставках, ярмарках и других подобных мероприятиях. Выбор оптимальных вариантов снабжения с учетом логистики. Заключение договоров на поставку материальных ресурсов и контроль за их исполнением. Организация приемки поступающих товаров и изделий в соответствии с действующими документами (Положение о поставках, Инструкции П-6 и П-7). Оптимальное размещение закупленных материальных ценностей на складах с учетом внутренней логистики предпрития. Разработка нормативов потребления отдельных товарных позиций в производстве и контроль за их исполнением. Разработка предложений по замене дорогостоящих материалов на более дешевые с учетом их технологичности. Организация мероприятий по составлению и внедрению стандартов предприятия в части материального обеспечения. Эту работу на предприятии возглавляет начальник отдела снабжения. Он подчиняется непосредственно коммерческому директору. Организация обеспечения материалами Отдел снабжения, функции которого рассмотрены выше, обычно строится по трем основным направлениям: Материальные группы. Они занимаются организацией и контролем поставок товаров отдельных групп (спецодежда и обувь, концтовары, подшипники, смазки и горючее, хозтовары и прочее), контролируют их правильное использование в соответствии с требования технологического процесса. В непосредственном контакте с ними работает складское хозяйство. ОТК на приемке. Организует входной контроль матералов и изделий в соответствии с упомянутыми выше положениями. В составе группы обязательно участие квалифицированного юриста, возглавляющего претензионную работу. Основанием для осуществления ее деятельности является соответствующий стандарт предприятия. Бюро нормирования. Это подразделение разрабатывает и контролирует выполнение норма расхода материалов. В его состав входит специалист, отвечающий за своевременным движением бухгалтерских и финансовых документов и отчетность по ним, а также экономист или соответствующая группа. Это зависит от размера предприятия и объема потока информации. Начальник отдела снабжения На эту должность назначается инженер с высшим экономическим образованием, имеющий значительный опыт работы в аналогичной должности. Начальник отдела представляет категорию «руководители». Исполнение обязанностей по должности он осуществляет в соответствии с действующими нормативно-правовыми и другими документами по материално-техническому снабжению, Уставом организации и соответствующими указаниями и распоряжениями вышестоящего руководства, должностной инструкцией. Компетентность Начальник отдела снабжения должен знать: нормативные и законодательные документы, касающиеся снабжения организации; рыночные способы ведения хозяйства; переспективные направления развития предприятия; методы планирования потребления материальных средств, порядок нормообразования и контроля за исполнением показателей расходования; организацию складского хозяйства; порядок ведения договорной работы с поставщиками; уровень оптовых и розничных цен на применяемые материалы; основы законодательства по труду, охране труда и пожарной безопасности. Должностные обязанности начальника отдела снабжения Организация обеспечения предприятия материальными ресурсами в требуемом качестве и количестве, а также их рационального применения для максимальной эффективности производства. Управление переспективным и текущим планированием в части обеспечения основной деятельности, потребностей ремонтно-эксплуатационной службы и других потребностей предприятия на основе применения прогрессивных норм расхода материалов. Изыскание способов покрытия нужд производства за счет внутренних резервов. Обеспечивает заключение договоров на поставку необходимых ресурсов, изыскивает возможность установления длительных кооперационных связей. Организует своевременную доставку материалов на склады организации и приемку их в соответствии с действующими стандартами. Налаживает и контролирует претензионную работу по отклонениям из-за качества и количества ресурсов, соблюдения графиков их поставки. Обеспечивает регулярный контроль за состоянием запасов товарно-материальных ценностей на складах предпрития, своевременное их пополнение в соответствии с нормативами. Инициирует разработку мероприятий по рациональному использованию ресурсов, отходов производства и неликвидов. Изыскивает способы оптимальной доставки товарно-материальных ценностей на предприятие. Организует функционирование складского хозяйства, обеспечивает соблюдение правил размещения предметов хранения. Отделы снабжения заводов и других предприятий непоспредственно влияют на успешность их работы. В себестоимости продукции материалы занимают определяющее место, что налагает на отдел снабжения особую отвественность за судьбу организации.

Др. Муддассир Ахмед, менеджер по планированию в регионах Ближнего Востока и Африки в Bridgestone EMEA и основатель проекта SCMDOJO, имеет многолетний опыт работы в международных компаниях по производству электрооборудования и гидравлики, а также в области интернета.

На средних предприятиях часто нет выделенных отделов закупок, поэтому, в первую очередь, руководитель отдела создает отдельный департамент по закупкам c четкими задачами и целями. Важно отойти от принципов работы простого снабженца и перейти к стратегическому подходу к закупкам, который подразумевает учет и контроль всех затрат. Так компания изменяет восприятие всего процесса закупок.

Отдел закупок приносит дополнительную ценность бизнесу и должен действовать в соответствии со стратегией компании

Сейчас закупки воспринимаются как простая транзакция: нужна ручка — купил самую дешевую ручку, с тендером или без. Стратегически же функция закупок — это не просто купить дешевые ручки, а найти лучшее решение, отталкиваясь от цены, качества и сервиса. Для чего нужны эти ручки? Ручки для офиса отличаются от тех, что маркетинг раздает покупателям во время акции или от дорогих ручек — подарков ключевым партнерам. Профессиональный закупщик продумывает процесс закупок на шаг вперед, чтобы предложить лучшую альтернативу.

Функции, которые должен выполнять отдел закупок в средней компании:

1. Руководитель департамента закупок должен быть ответственным за анализ затрат: что покупаем, как покупаем и за какую цену. В первую очередь, учитывает бюджет на закупки, а не качество товара.

2. Управление поставщиками. Отделу закупок необходимо определить потенциального поставщика, затем найти поставщика, и сделать так, чтобы он сможет поставить необходимый товар.

3. Создание ценностей. К сожалению, многие собственники бизнеса сосредоточены только на снижении издержек. Это обоснованно, но очень важно получать и дополнительную ценность закупки, например, приобрести инновационный продукт или разработать особенный подход к закупкам.

Например, вы покупаете бумагу у одного поставщика для дальнейшего распределения мелкими партиями по своим офисам. Хороший закупщик договорится, чтобы поставщик фасовал бумагу у себя на складе нужными партиями и даже рассылал, а вам не придется тратить время складского персонала на переупаковку.

В мире используют много систем, но большинство брендов не раскручены, поэтому о них мало кто знает. Я вообще не рекомендую ставить какую-либо программу, если у вас мелкий или средний бизнес. Базовые функции, которые нужны таким компаниям, легко выполняет Excel. Как только в отделе уже будет выстроена привычка фиксировать и анализировать все данные, тогда можно перейти к более профессиональным программам. На самом деле, ни одна из систем автоматизации не поможет предотвратить растрату средств компании. Вопрос не в программе, а в том, как выстроены внутренние процессы.

Как собственнику бизнеса контролировать процесс закупок

Фокусируйтесь на прозрачности данных. Они основаны на сборе всех данных в систему. Все должно фиксироваться и показывать: что мы покупаем, по какой цене и у кого. Как только вы собрали данные, анализируйте затраты по категориям и работу поставщика. Потом уже найдете лазейки, где и как вы сможете сэкономить. Если вы анализируете поставщиков, то можете сравнить их и их продукцию и объединить некоторые закупки. Полезно переходить от простых отношений к партнерским: возможно, помочь поставщикам развиваться, усилить их стратегию благодаря работе с вами.

Первое, что хочу отметить: сама функция начальника отдела закупок очень сложная, так как руководитель постоянно находится под давлением и это влияет на всю работы отдела. Например, лампочки можно купить в Лондоне, Румынии и Китае, и цена везде разная. Когда руководитель находится под давлением и нужно срочно принять решение о выборе поставщика лампочек, то отдел и руководитель уже не обращают внимание на ряд негативных факторов. К ним относится использование детского труда на производстве, вредное влияние на окружающую среду, сроки доставки. Когда товар выбирают, опираясь только на цену, то никто не думает о целой цепочке дополнительных факторов, которые могут стать фатальными для итоговой закупки.

Вторая ошибка — это зашоренность. Руководителю отдела закупок необходимо участвовать во всех совещаниях, общаться с коллегами и понимать, как товар, который они покупают, влияет на сотрудников и компанию в целом.

В большой компании руководитель отдела закупок должен отслеживать всю цепочку начиная от производства самого товара на предприятии поставщика

Коррупция в отделе закупок происходит из-за отсутствия лидерских качеств у руководителя, а также принципов и этических норм. Лидер должен показывать на своем примере, что он ответственный и этичный. Например, рынок стали: производителей не так много, и если ставить фиксированную цену, это приведет к монополии. Поэтому некоторые руководители по принципу личной договоренности с поставщиком вытесняют другие компании, которые более конкурентоспособны по качеству и цене. Но за отдельную плату руководитель принимает решение работать только «со своим» поставщиком.

Отследить порядочного поставщика можно по отзывам других компаний, которые уже сотрудничают с поставщиком. У нормального закупщика есть целая база снабженцев, которые всегда смогут поставить качественный товар в установленный срок.

• Авторы
• Резюме
• Файлы
• Ключевые слова
• Литература

Еремина Е.А. 1 Боровикова А.В. 1 1 Юргинский технологический институт (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Национальный исследовательский Томский политехнический университет» Определена роль системы закупок в деятельности производственного предприятия. Выявлены отличительные особенности разных систем закупок. Указаны требования к организации, состав исполняемых функций. Представлены основные критерии классификации закупаемых материалов и способ их позиционирования в матрице закупок. Описаны методы закупки и формы взаимодействия с поставщиками в зависимости от особенностей закупаемой продукции. Предложен метод оценки закупочных операций, основанный на АВС- и XYZ-анализе. Такое ранжирование проводится с целью оптимизации структуры отдела снабжения. На основе данного метода планируется разработать информационную систему, позволяющую автоматизировать оценку закупочных операций. Информационная система будет полезным инструментом управления закупками, позволит назначать на наиболее важные операции наиболее ответственных и компетентных исполнителей. 212 KB закупочные операции система закупок поставщик 1. Анализ ABC-XYZ в управлении материальными запасами /URL: http://logistic-info.org.ua/analiz-abc-xyz.html (дата обращения: 28.03.2014). 2. Боровикова А.В., Еремина Е.А. Инструменты учета и анализа закупочной деятельности / Современные технологии поддержки принятия решений в экономике: сборник трудов ВНПК студентов, аспирантов и молодых ученых / ЮТИ. − Томск: Изд-во Томского политехнического ун-та, 2014. – 238с., 164. 3. Бурдаева Е. Разные системы закупок. http://planetahr.ru/publication/3313 (дата обращения: 28.03.2014). 4. Основы оптовой торговли / URL: http://www.bibliotekar.ru/biznes-31/89.htm (Дата обращения: 28.03.2014). 5. Сущность и значение закупочной работы/URL: http://rudocs.exdat.com/docs/index-239984.html (дата обращения: 28.03.2014).

Организация как процесс представляет собой функцию управления, непосредственно связанную с координацией задач по достижению какой-либо цели и формальных взаимоотношений людей, выполняющих поставленные задачи. Это система методов и приемов рационального сочетания функций и звеньев управленческой системы, ее взаимосвязь с другими объектами и системами в пространстве и во времени. Организация проявляется через организационные структуры, организационные процессы, в обеспечении благоприятных условий для достижения целей при минимальных затратах.

Основой успешной деятельности торговых и производственных предприятий является эффективно функционирующая система закупок. Сложно переоценить степень ее влияния на конечный результат работы – прибыль фирмы. Система закупок – это совокупность взаимосвязанных технологий, методов, специалистов, оборудования, организованных с целью обеспечения предприятия необходимыми ресурсами. В практике работы предприятия различают выталкивающую, вытягивающую и сбалансированную системы закупок. Е. Бурдаева дает им достаточно полную характеристику. В составе сбалансированной системы, учитывающей достоинства и недостатки выталкивающей и вытягивающей, отмечены следующие важные направления в процессе организации системы закупок:

• прогноз продаж, составление плана закупок, управление запасами;
• автоматизация процессов, связанных с закупкой, в идеале внедрение – информационно-управленческих и аналитических систем, связывающих отделы предприятия в единое целое;
• внедрение систем мотивации и сплочения сотрудников, создание благоприятной корпоративной атмосферы;

Для их реализации требуется согласованность действий сотрудников отделов маркетинга, продаж, закупок, логистики.

Для эффективного достижения цели необходимо четко распределить функции по достижению цели между исполнителями.

Закупки – значимое звено системы конкурентных преимуществ. Роль закупочной деятельности производственного предприятия, а также ее содержание определяют следующие факторы:

• увеличение затрат на закупаемые ресурсы в общем объеме затрат предприятия;
• техническая сложность закупаемых продуктов и компонентов;
• усиление специализации при производстве промышленной продукции;
• изменение номенклатуры производимой продукции, производимых промышленными предприятиями, наличие разовых заказов;
• возрастание конкуренции на ранке;
• активизация использования предприятиями логистических технологий;
• расширение практики использования конкурентных закупок;
• активное использование современных коммуникационных технологий;
• применение на практике методов формирования цепей поставок и управления ими;
• направленность предприятий-покупателей на взаимоотношения с определенным количеством выбранных надежных поставщиков.

Правильно организованная закупочная деятельность, в конечном итоге, способствует удовлетворению потребительского спроса, а также сокращает риск убытков. Убытки, связанные с отсутствием необходимых исходных компонентов, возникают из-за непоставки готовой продукции, нарушений условий и (или) сроков поставки (штрафы, комиссии) и по другим причинам. Качество закупаемых компонентов непосредственно влияет и на потребительские свойства готовой продукции, следовательно, на доходы или расходы предприятия. Следовательно, можно сформулировать следующие задачи закупочной деятельности:

• анализ (ранжирование) закупаемых изделий и потребности в них;
• разработка стратегии взаимодействия с поставщиками;
• оптимизация выбора поставщиков;
• обновление (при необходимости) ассортимента закупок, расширение их объёма;
• поиск выгодных товаров-заменителей и обеспечение их закупок.

Реализацией обозначенных задач на предприятии занимаются сотрудники службы снабжения или отделы логистики, отвечающие за закупки. Функции закупочной деятельности можно разделить на:

1) внешние, определяющие взаимодействие предприятия-производителя с поставщиками, посредниками, государственными органами;

2) внутренние, характеризующие взаимосвязь снабжения с производством, аппаратом управления и другими структурными подразделениями.

Каждая из функций реализуется путем выполнения определенных подфункций. Укрупненно можно говорить о следующих закупочных операциях: обработка заказов, определение потребности в материальных ресурсах, составление заявки, поиск, оценка и выбор поставщиков, заключение договора с поставщиками, оформление заказа, поставка, транспортировка, разгрузка и т.д.

Оптимизировать закупочную деятельность можно путем налаживания определенных отношений с поставщиками конкретных товаров. Т. Пархомчук выделяет два типа отношений с поставщиками, в зависимости от значимости поставляемой ими продукции:

1) оппортунистические, основанные на принципе экономической целесообразности, когда предприятие занимает жесткую позицию в переговорах с поставщиком в отношении цены, сроков поставки и других условий;

2) партнерские, когда выстраиваются долгосрочные отношения, и поставщик и заказчик зависят друг от друга.

Для определения типа необходимых и целесообразных отношений с поставщиками нужно четко определить, измерить следующие критерии:

• объем закупок в денежном выражении;
• количество позиций у поставщика;
• количество продуктов, которые производятся с использованием определенного материала;
• техническая сложность закупаемого материала;
• время для перехода к другому поставщику;
• «рынок поставщика» или «рынок потребителя (покупателя)».

После определения критериев строится матрица закупаемых материалов. По горизонтали матрицы учитывается: объем закупок в денежном выражении, количество позиций у поставщика, количество продукции, производимое с использованием конкретного материала. По вертикали: техническая сложность продукции, время для перехода к другому поставщику, производственные мощности, которыми располагает поставщик.

Закупаемые материалы располагаются по квадрантам матрицы следующим образом. Если объем закупаемых материалов небольшой, изделия технически не сложные, они попадают в квадрант матрицы «некритичные материалы». Если издержки на закупку невысокие, однако, изделия технически сложные, изделия попадают в квадрант «трудные материалы». При высоких объемах закупок в денежном выражении технически сложных изделий, их относят в квадрант матрицы «стратегические материалы». В случае если закупаются значительные объемы материалов с высокой технической сложностью и возможность перехода на другого поставщика займет много времени, их относят к группе «основных материалов».

Рис. 1. Матрица позиционирования материалов

В зависимости от того, к какой группе матрицы относятся закупаемые материалы, с их поставщиками выстраиваются соответствующие отношения. Так, с поставщиками стратегических материалов имеет смысл строить долгосрочные партнерские отношения. С поставщиками некритичных материалов отношения могут быть построены на принципе экономической целесообразности, в соответствии с которым заказчик может настаивать на наиболее выгодных условиях поставки, цене, сроках и т.д.

Любые отношения между участниками закупочной деятельности регламентируются условиями, определенными в заключенном между ними договоре, а именно – количество, цены и объемы поставок и другие. Закупка может производиться разными способами:

1) поставка большой партии материалов за один раз (оптовые закупки);

2) регулярные закупки мелкими партиями, т.е. заказывается необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определённого периода;

3) периодические закупки дешёвых и быстро используемых товаров;

4) закупки по мере необходимости, в отличие от регулярной поставки товаров, количество товара в заказе не указывается точно, поставщики связываются с покупателем, уточняя объем; оплачивается только то количество товара, которое поставлено;

5) лизинг – используется для поставок инвестиционного оборудования;

6) «точно в срок», обеспечивающий минимизацию уровня запасов;

7) KANBAN – управление поставками в условиях поточного производства, материалы поставляются строго в соответствии с потребностями;

8) электронно-информационный способ – клиент и поставщик взаимодействуют через информационную систему, позволяющую клиенту сформировать запрос в виде заказа, при этом данные о заказе, поставке, другая информация о прохождении товара уточняются в режиме on-linе;

9) метод прогнозных показателей, здесь же используется т.н. унитизация партий отгрузки;

10) использование системы планирования материальных потребностей.

Затраты, возникающие в процессе закупочной деятельности, непосредственно связаны с деятельностью всего предприятия, и условно их можно разделить по этапам товародвижения (таблица).

С целью сокращения затрат на управление закупочной деятельностью отдела снабжения, повышения ее эффективности, необходимо выявить наиболее затратные операции и оптимизировать их исполнение. Для анализа операций можно применить разные методы.

Распределение логистических затрат по функциям логистических систем

Затраты на этапе закупки	Производство	Сбыт	Складирование и грузопереработка	Затраты на управление логистической системой
закупка материалов; закупка комплектующих; доставка ресурсов от поставщиков; потери от недостачи и порчи ценностей.	обнаружение и исправление брака.	отгрузка продукции покупателям; гарантийный ремонт.	внутризаводское перемещение грузов.	информационные операции; зарплату логистического персонала; тару и упаковку; рекламу; маркетинг, представительские расходы; списание просроченной задолженности; штрафы, пени, неустойки

Например, функционально-стоимостной анализ (АВС) позволяет ранжировать операции по стоимости (затратам на их выполнение), XYZ – по частоте выполнения в каждой группе (рис. 2). Наиболее затратные (по трудоемкости, финансовым ресурсам, временным, по материалоемкости) и не очень значимые операции можно передать на аутсорсинг (т.е. для исполнения сторонними организациями по договору). К группе А относят наиболее важные операции, которые необходимо выполнять только собственной службой (например, закупка материалов, заключение договора поставки). К группе В – операции средней степени важности. К группе С – менее значимые/затратные операции.

XYZ-анализ – это инструмент, позволяющий разделить продукцию по стабильности или частоте выполнения операций. Применить его можно к исследованию частоты и значимости выполнения операции в каждой из перечисленных выше групп (А, В, С).

В качестве параметров оценки операций могут быть: затраты на их выполнение, полезный эффект от выполнения. Результатом XYZ-анализа является группировка операций по трем категориям, исходя из частоты их повторения.

Методику оценки операции с помощью функционально-стоимостного анализа мы планируем применить в разрабатываемой информационной системе учета и анализа закупочной деятельности. В системе планируется исполнение следующих функций: учет операций по закупке (формирование и размещение заказов); учет и ранжирование поставщиков; учет исполнителей (сотрудников службы снабжения, ФИО, образование, производительность, рейтинг, выполняемая работа); АВС-анализ закупочных операций; XYZ-анализ закупочных операций; учет договоров поставок.

	А высокая стоимость операций, наиболее значимые	В средние затраты на выполнение операций, средние по важности	С невысокая стоимость выполнения операций, незначительные операции
X: операции, выполняемы регулярно, часто	АХ
Y: операции выполняются со средней частотой, периодически
Z: нерегулярные операции, выполняемые эпизодически

Рис. 2. Матрица АВС-XYZ

Система предназначена для формирования следующих отчетов:

1) о поставщиках: информация о его контактах, местоположении, о форме закупки и форме доставки, рейтинг;

2) о сырье и материалах: информация о качестве товара, о его цене, о сроке доставки;

3) об эффективности закупаемой продукции: информация о том, какой вид доставки, выбор поставщика будут более выгодными и эффективными;

4) рейтинг операций по значимости и стоимости;

5) рейтинг операций по частоте выполнения в каждом из приведенных выше классов.

В целом проектируемая информационная система учета и анализа закупочной деятельности, основанная на методе функционально-стоимостного анализа, должна быть полезным инструментом принятия решения в процессе управления закупками, в деятельности сотрудников отдела снабжения и руководства предприятия.

Основная цель закупочной деятельности – обеспечение предприятия всем необходимым для успешной деятельности с минимальными затратами. Предприятиям-потребителям следует сосредоточить все усилия на том, чтобы сделать выбор тех материалов, услуг и источников снабжения, которые лучше всего удовлетворяют его потребности при наименьших издержках и надлежащем качестве.

Рецензенты:

Сапожков С.Б., д.т.н., профессор, зав. кафедрой ЕНО ЮТИ НИТПУ, г. Юрга.

Библиографическая ссылка

Еремина Е.А., Боровикова А.В. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ЗАКУПОК МАШИНОСТРОИТЕЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ // Современные проблемы науки и образования. – 2014. – № 5.;
URL: http://www.science-education.ru/ru/article/view?id=14832 (дата обращения: 28.09.2020). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания» (Высокий импакт-фактор РИНЦ, тематика журналов охватывает все научные направления) «Современные проблемы науки и образования» список ВАК ИФ РИНЦ = 0.791 «Фундаментальные исследования» список ВАК ИФ РИНЦ = 1.074 «Современные наукоемкие технологии» список ВАК ИФ РИНЦ = 0.909 «Успехи современного естествознания» список ВАК ИФ РИНЦ = 0.736 «Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований» ИФ РИНЦ = 0.570 «Международный журнал экспериментального образования» ИФ РИНЦ = 0.431 «Научное Обозрение. Биологические Науки» ИФ РИНЦ = 0.303 «Научное Обозрение. Медицинские Науки» ИФ РИНЦ = 0.380 «Научное Обозрение. Экономические Науки» ИФ РИНЦ = 0.600 «Научное Обозрение. Педагогические Науки» ИФ РИНЦ = 0.308 «European journal of natural history» ИФ РИНЦ = 1.369 Издание научной и учебно-методической литературы ISBN РИНЦ DOI