Содержание
Какими документами подтвердить расходы на проезд в метро во время командировки?
Зарплата-онлайн
Сергея Разгулина, действительного государственного советника РФ 3-го класса
Как учесть при налогообложении расходы на поездки сотрудника общественным транспортом во время командировки (от места проживания в гостинице к месту расположения организации, в которую он направлен)
Затраты на поездки сотрудника в общественном транспорте в городе, куда он командирован, можно учесть при налогообложении прибыли.
Работодатель обязан возместить сотруднику расходы по проезду, то есть затраты на поездку к месту командировки и обратно – к месту постоянной работы (п. 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749). Возмещение иных транспортных расходов командированного не предусмотрено. Однако расходы на поездки сотрудника городским транспортом во время командировки можно учесть в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Это будут дополнительные затраты на командировку.
Чтобы учесть данные расходы в целях налогообложения прибыли, предусмотрите их возмещение в локальных нормативных актах (например, в коллективном договоре, положении о командировках в организации).* Кроме того, они должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Аналогичная позиция отражена в письмах Минфина России от 21 июля 2011 г. № 03-03-06/4/80, ФНС России от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.
Суммы компенсации расходов на проезд сотрудника в городском транспорте во время командировки не облагаются НДФЛ. Но только если эти суммы учтены в составе суточных и в пределах норм, установленных пунктом 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ для суточных (не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке по России и не более 2500 руб. в день при поездках за рубеж). Такой вывод следует, в частности, из постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 ноября 2006 г. № А26-11318/2005-210.
Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний на суммы возмещения расходов на поездки сотрудника во время командировки нужно начислить. Это связано с тем, что перечни выплат сотрудникам, на которые не начисляются страховые взносы, являются закрытыми. И такой вид выплат, как компенсация затрат сотрудника на поездки в общественном транспорте в городе, куда он командирован, в них не назван. Такой вывод следует из положений подпункта «и» пункта 2 части 1, части 2 статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, абзацев 10 и 12 подпункта 2 пункта 1, пункта 2 статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.
Вопрос: Возмещаются ли работнику расходы на проезд в метро во время командировки?
Ответ: Расходы работника на проезд в метро во время командировки возмещаются работодателем, если подобный вид расходов утвержден соответствующим локальным актом работодателя или коллективным договором.
Обоснование: Статьей 167 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
При этом работодатель обязан возмещать работнику расходы на проезд, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Расходы на проезд включают согласно п. 12 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749:
– оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти затраты;
– оплату услуг по оформлению проездных документов;
– оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.
Таким образом, расходы на проезд в метрополитене в месте командировки не относятся к расходам на проезд к месту командировки.
Состав, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, произведенных с ведома работодателя, должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).
Расходы работника на проезд в метро во время командировки возмещаются работодателем, если они утверждены соответствующими локальными актами работодателя или коллективным договором.
Например, в положении о командировках может быть закреплено, что командированному работнику оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) от места проживания до места выполнения служебного поручения.
И.И. Дудоладов
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Федеральная служба
по труду и занятости
17.01.2017
Командировка: какие расходы на проезд можно компенсировать
Начнем с того, что заглянем в п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ. В нем указано, что не являются доходом налогоплательщика и подлежат компенсации, в частности, расходы на проезд (в том числе на перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и назад, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).
Как видите, законодатель здесь был совсем не многословен. Поэтому более подробный перечень подлежащих компенсации транспортных расходов желательно оговорить в Положении о служебных командировках. В свою очередь, при его разработке не грешно будет «подсмотреть» в «бюджетную» Инструкцию № 59*.
* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.
Что же она говорит по поводу подлежащих компенсации расходов на проезд? При условии соответствующего документального подтверждения командированным работникам возмещают расходы на проезд в размере стоимости (п. 6 разд. II и п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59):
— проезда к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов. Учтите: если существует несколько видов транспорта, связывающих место постоянной работы с местом командировки, администрация предприятия может предложить командированному работнику вид транспорта, которым ему следует пользоваться. При отсутствии такого предложения вид транспорта работник выбирает самостоятельно.
Расходы на проезд командированного работника в мягком вагоне, судами морского и речного транспорта, воздушным транспортом по билетам 1-го класса и бизнес-класса возмещают в каждом случае с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов;
Указанные расходы не являются излишне израсходованными средствами.
— проезда транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где постоянно работает командированный работник, или к месту пребывания в командировке;
— расходов на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) и на арендованном транспорте по месту командировки. Заметим, что для компенсации таких расходов п. 6 разд. ІІ Инструкции № 59 выдвигает еще одно требование (кроме документального подтверждения затрат) — маршрут передвижения работника по месту командировки должен быть согласован с руководителем предприятия. Однако для хозрасчетных предприятий, на наш взгляд, согласование маршрута — условие не принципиальное в силу «добровольности» Инструкции № 59. Если же вы предусмотрите подобную норму в Положении о служебных командировках, тогда помните: такой маршрут утверждает руководитель предприятия при направлении работника в командировку (если он известен предварительно) или после возвращения из командировки и предоставления Отчета;
См. письмо Минфина от 17.08.2005 г. № 31-03173-07-18/17365).
— расходов на перевозку багажа. Обратите внимание: Инструкция № 59 для бюджетников вводит ограничение в отношении компенсации таких расходов. В частности, если вес багажа превышает вес, стоимость перевозки которого входит в стоимость билета того вида транспорта, которым пользуется работник, то такие расходы возмещают с разрешения руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов. Но обычных предприятий это не касается;
Если, конечно, такая норма не будет предусмотрена в Положении о служебных командировках.
— пользования постельными принадлежностями в поездах;
— бронирования транспортных билетов;
— страховых платежей на транспорте.
Все перечисленные нами расходы вы смело можете компенсировать своим работникам. При этом сумма компенсации не попадет в налогооблагаемый доход физлиц при соблюдении главного условия — факт их осуществления подтвержден соответствующими первичными документами. Учтите: расходы на проезд, не подтвержденные документально, либо вообще не возмещают, либо возмещают по решению руководителя с включением в доход работника.
Но все это — «стандартные» расходы. Давайте посмотрим, какие менее распространенные «проездные» расходы еще может понадобиться компенсировать командированному, и решим, можно ли их возмещать.
Особенности возмещения некоторых транспортных расходов
|
Вид расходов |
Возмещать / не возмещать |
|
Расходы на проезд в метро |
С одной стороны, метрополитен — городской транспорт общего пользования, а значит, необходимость компенсации расходов на проезд в метро налицо. Вместе с тем не всегда может быть выполнено одно из главных условий возмещения таких расходов — их документальное подтверждение. Здесь все зависит от порядка оплаты услуг метрополитена в конкретном городе. Если при приобретении проездного документа (жетонов или талонов) в метро расчетные документы не выдают, подтвердить свои расходы работник не сможет. А нет подтверждающих документов — нет и необлагаемой компенсации. Поэтому рекомендуем заранее предупреждать командированного работника о «коварности» расходов на метро. И пусть он самостоятельно решает, пользоваться ли ему в командировке услугами метрополитена (расходы по которым не будут компенсированы*) или же отдать предпочтение другим видам городского транспорта, проезд в которых может быть подтвержден документально. А вот при наличии документов, подтверждающих расходы на проезд в метро (например, карточка для проезда в метрополитене пополнялась работником через автомат, который выдает фискальные чеки), предприятие имеет полное право на компенсацию таких расходов |
|
* В таком случае они могут быть покрыты за счет суточных, если размер суточных это позволяет. |
|
|
Расходы на проезд в такси |
Пунктом 6 разд. II Инструкции № 59 возмещение расходов на такси при командировках в пределах Украины прямо запрещено. Но, напомним, Инструкция № 59 для «хозрасчетников» не обязательна, и опираться исключительно на нее для ограничения расходов предприятия в корне не верно. А вот обязательный к применению «командировочный» п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ никаких ограничений на этот счет не устанавливает. Поэтому, на наш взгляд, для возмещения расходов на такси никаких законодательных препятствий нет (конечно же, при наличии подтверждающих документов). Этот вывод справедлив и для загранкомандировочных расходов на такси. Тем более, что п. 9 разд. ІІІ Инструкции № 59 прямо предусмотрено, что возмещение таких расходов возможно с разрешения руководителя предприятия (при наличии подтверждающих документов). Для верности возможность компенсации расходов на проезд в такси следует прописать в Положении о служебных командировках. Заметим: раньше налоговики выступали против такой «расточительности» и настаивали на том, что сумму расходов на такси нужно включать в налогооблагаемый доход физического лица (см., в частности, не действующие на сегодняшний день консультации из подкатегории 103.17 БЗ и письмо ГФСУ от 24.06.2016 г. № 14007/6/99-99-13-02-03-15). Аргументировали они это тем, что возмещение таких расходов не является обязательным и осуществляется по решению руководителя. Однако в последнее время фискалы не выдвигают требования о налогообложении компенсируемых работодателем расходов командированного работника на такси |
|
Расходы на маршрутное такси |
Расходы на оплату проезда в маршрутном такси, подтвержденные документально, подлежат компенсации и не облагаются НДФЛ и военсбором. Ведь маршрутное такси — это вид транспорта общего пользования. В свое время об этом говорили и налоговики в письме ГНАУ от 12.07.2006 г. № 13098/7/15-0317 |
|
Расходы на проезд в двухместном купе вагона «СВ» |
Расходы на проезд одного работника в двухместном купе вагона «СВ» компенсируются ему, если такие расходы подтверждены документально. Напомним: п. 2.26 разд. II Правил № 1196** предусмотрено, что по желанию пассажира и при наличии свободных мест ему может предоставляться возможность выкупить двухместное купе в вагоне «СВ». Оформляется такой проезд одним проездным документом. Из этого налоговики сделали вывод (см. письмо ГФСУ от 01.09.2017 г. № 1785/6/99-99-13-02-03-15/ІПК), что не включаются в налогооблагаемый доход физлица суммы расходов на проезд в двухместном купе вагона «СВ», возмещенные ему работодателем, при выполнении условий, установленных п. 170.9 НКУ. Естественно, для подстраховки не лишним будет заручиться индивидуальной налоговой консультацией по этому вопросу |
|
Расходы на оплату пользования услугами: |
|
|
— камеры хранения |
Право налогоплательщиков на компенсацию таких расходов налоговики признали еще в письме ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416. И хотя на тот момент они говорили о включении таких сумм в состав налоговых расходов налогоплательщика, выводы того письма можно распространить на НДФЛ и военсбор. Поэтому |
|
— платного зала ожидания |
сумму компенсации перечисленных расходов не включают в налогооблагаемый доход работника. Кстати, о том, что сумма компенсации расходов на оплату камеры хранения не облагается НДФЛ, налоговики говорили и в более позднем письме Миндоходов от 24.12.2013 г. № 18173/6/99-99-19-03-02-15. Но учтите: все эти затраты работника должны быть подтверждены документально. То есть к авансовому отчету следует приложить: фискальный кассовый чек РРО, расчетную квитанцию или другой расчетный документ, подтверждающий оплату таких услуг |
|
— сервисных центров по приобретению билетов |
|
|
Расходы при возврате транспортного билета |
Как предусмотрено п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59, расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (решение об отмене командировки, отзыв из командировки и т. п.). При этом необходимы документы, удостоверяющие стоимость этих расходов. Какие документы подтверждают расходы на возврат билета? Что касается железнодорожных билетов, то согласно п. 21.2 Порядка № 331/137*** при возврате проездных/перевозочных документов, оформленных при наличном способе расчетов, на каждый экземпляр такого документа оформляют вспомогательный документ с указанием возвращаемой суммы. По требованию пассажира кассир должен предоставить ему один экземпляр вспомогательного документа. В связи с этим работника нужно предупредить, что при возврате билета он должен потребовать у кассира соответствующий документ. А если был приобретен электронный проездной/перевозочный документ? Тогда при возврате такого документа формируется электронный документ на возврат (п. 21.4 Порядка № 331/137). Но учтите: его необходимо распечатать на бумажном носителе. В случае возврата проездного документа (в том числе электронного) на автобус работник должен вместе с Отчетом предоставить распечатанные на бумажном носителе документы на возврат либо письмо (акт, справку) о возврате проездного документа, составленные компанией-продавцом. В таком документе указываются сумма возвращенных средств, а также комиссионные и/или прочие сборы, связанные с возвратом билета. В случае если авиабилет (в том числе электронный) является частично использованным, к Отчету прилагают письмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом. В нем должны быть указаны: фамилия и инициалы командированного работника, стоимость выполненного перелета, сумма возвращенных средств, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом частично использованного билета (п. 12 разд. II и п. 11 разд. III Инструкции № 59). Заметим также, что налоговики не возражают против компенсации работнику комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа (см. письмо ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416) |
** Правила перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденные приказом Минтранса Украины от 27.12.2006 г. № 1196.
*** Порядок оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозочных документов на железнодорожном транспорте, утвержденный приказом Мининфраструктуры и Миндоходов Украины от 30.05.2013 г. № 331/137.
Еще один важный вопрос: возмещать ли транспортные расходы, если работник задержался в командировке без уважительных причин. Напомним, что за дни «неуважительной» задержки работнику не выплачивают заработную плату, а также не возмещают суточные, расходы по найму жилого помещения и прочие расходы.
Таково требование абзаца третьего п. 10 разд. II и абзаца пятого п. 4 разд. III Инструкции № 59.
В то же время расходы на проезд, по нашему мнению, должны быть компенсированы работнику независимо от причины несовпадения дат, указанных в транспортных билетах и в приказе на командировку.
Ведь тот факт, что работник выбывает в командировку раньше либо возвращается позже, в большинстве случаев не приводит к увеличению общей суммы расходов на его проезд. Такие расходы все равно возникли бы, даже если бы работник отправился в командировку (вернулся из нее) в положенный срок.
Следовательно, возмещая работнику стоимость проезда, предприятие не завышает величину командировочных расходов.
Кстати, такой же вывод следует из положений абзаца четвертого п. 7 разд. І Инструкции № 59. В нем указано, что за время «неуважительной» задержки в командировке работнику не возмещают суточные, расходы на наем жилого помещения и другие расходы (кроме расходов на проезд с места командировки к месту постоянной работы).
В то же время не исключено, что налоговики будут настаивать на включении компенсации транспортных затрат в таких случаях в налогооблагаемый доход командированного работника.
Об этом может свидетельствовать, в частности, письмо ГФСУ от 22.01.2018 г. № 242/Ш/99-99-13-02-03-14/ІПК. В нем фискалы настаивают на обложении НДФЛ и военсбором расходов на проезд к месту постоянной работы, если дата на транспортном билете не совпадает с датой возвращения работника, предусмотренной приказом о командировке, в связи с его задержкой на несколько рабочих дней в месте командировки, оформленной отпуском.
Однако есть на этот счет и нефискальные разъяснения 
. Так, в письме ГФСУ от 18.05.2017 г. № 238/6/99-99-13-02-03-15/ІПК говорится о возможности возместить расходы на проезд без налоговых последствий в ситуации, когда работник задерживается в командировке на выходные, праздничные и нерабочие дни. Еще одна положительная для налогоплательщика консультация (см. письмо ГФСУ от 27.10.2017 г. № 2406/6/99-99-13-02-03-15/ІПК) была выдана под давлением решений судебных органов. В ней, в частности, указывалось, что если даты в транспортных билетах не совпадают с датами, определенными приказом о командировке, возмещение расходов на проезд не приводит к возникновению налогооблагаемого дохода работника. Главное, чтобы задержка в командировке была согласована с работодателем и имелись подтверждающие документы, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.
Также обратите внимание: если возвратный билет был приобретен заранее и работник во время командировки сдал его и купил билет с более поздней датой, считаем, работодатель вправе не компенсировать работнику сумму комиссионных сборов, удерживаемых перевозчиком при возврате проездного документа, а также потерю части стоимости возвращаемого билета (если она была).
Ведь, как мы уже говорили выше, расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником транспортных билетов, могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия лишь при наличии уважительных причин (п. 12 разд. ІI и п. 11 разд. III Инструкции № 59).
Правда, поскольку положения Инструкции № 59 для небюджетников не являются обязательными, такую ситуацию лучше прописать в Положении о служебных командировках.
ФНС разрешила учитывать командировочные расходы на транспорт
Александр Ермаков, аудитор Awara Group
Журнал «Семинар для бухгалтера» № 09/2011
Компания может учитывать в расходах по налогу на прибыль затраты, которые понес командированный сотрудник на городской транспорт в конечном пункте назначения. Такой положительный для налогоплательщиков вывод впервые сделала ФНС России в письме от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246.
Налоговая служба в этом разъяснении ссылается на то, что в соответствии со статьей 168 ТК РФ компании обязаны возмещать работнику определенные расходы, связанные с командировкой. Это расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные, и иные расходы, произведенные сотрудником с ведома организации. Какие именно расходы по проезду возмещает компания, говорит пункт 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Иных транспортных расходов Положение не регламентирует. Ориентируясь на это, судьи и налоговики сходились в том, что базу по налогу на прибыль уменьшают расходы, понесенным сотрудником на проезд до конечного пункта назначения и обратно. Например, такой вывод можно найти в постановлении ФАС Московского округа от 5 июля 2010 г. № КА-А40/6676-10.
Теперь ФНС подошла к проблеме учета расходов на проезд сотрудников в служебных командировках шире. В письме № ЕД-4-3/11246 налоговики обращают внимание на то, что статьей 168 ТК РФ предусмотрена возможность определения в коллективном договоре порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками. Сотрудники направляются в командировки для выполнения отдельных поручений вне места постоянной работы. Из этого налоговая служба делает вывод: работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом.
Для того чтобы такие расходы можно было учесть в уменьшение налоговой базы, надо закрепить это в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте. Им может выступать Положение о командировках.
Также командированному сотруднику необходимо документально подтвердить свои расходы проездными билетами и чеками. Будет не лишним отразить в служебном задании и командировочном удостоверении точные адреса пунктов назначения. Это позволит доказать экономическую обоснованность транспортных расходов, даже если они подтверждены документами лишь частично. Например, сотрудник предъявляет билет на метро, но не предъявляет чек.
Если сотрудник в командировке пользуется услугами такси, то на такие расходы также можно уменьшить базу по налогу на прибыль. Об этом говорил Минфин России в письме от 27 августа 2009 г. № 03-03-06/2/162. Но тогда нужно быть готовым доказать налоговикам, что у сотрудника в командировке настолько насыщенный график работы, что он просто ничего не успеет, если будет ездить на автобусе.
Что делать?
Расходы на проезд командированного сотрудника в месте конечного назначения можно учесть в уменьшение базы по налогу на прибыль. Это признала ФНС России в письме от 12 июля 2011 г. № ЕД-4-3/11246. Возмещение расходов на проезд в командировке надо предусмотр6еть в коллективном договоре или Положении о командировках.