Чек лист склада

Азамат Габсалямов
сооснователь Archimed+ … 12.02.2019

Требования к МИС законодательно определяются Приказом Министерства здравоохранения РФ от 24 декабря 2018 г. N 911н «Об утверждении Требований к государственным информационным системам в сфере здравоохранения субъектов Российской Федерации, медицинским информационным системам медицинских организаций и информационным системам фармацевтических организаций», а именно пунктом IV «Требования к медицинским информационным системам медицинских организаций».

Отсюда следует то, что должна обеспечивать любая отечественная МИС:

1. Информационная поддержка принятия управленческих решений в медицинской организации.
2. Мониторинг и управление потоками пациентов (электронная регистратура).
3. Ведение электронной медицинской карты пациента.
4. Оказание медицинской помощи с применением телемедицинских технологий.
5. Организация профилактики заболеваний, включая проведение диспансеризации, профилактических медицинских осмотров.
6. Организация иммунопрофилактики инфекционных болезней.
7. Иные функциональные возможности по решению оператора информационной системы, соответствующие назначению МИС МО, предусмотренному пунктом 3 Требований.

В этой статье мы рассмотрим те требования к МИС, которые идут со стороны клиентов, и они напрямую вытекают из законодательства.

Какой должна быть идеальная МИС?

Ответить на этот вопрос сложно, но можно, если понимать, что целевая аудитория медицинских информационных систем – не однородная масса, а конкретные группы сотрудников медицинских клиник и центров.

Цельная картина требований к медицинским информационным системам составляется из того, что от них ожидают:

• Руководители медицинских центров.

• Главный врач и его заместители, старшие медицинские сестры.

• Врачи, регистраторы и т. д.

• Системные администраторы.

Руководители медицинских центов

Это не обязательно медики, но обязательно – грамотные административные работники, на которых лежит вся ответственность за управление учреждением и выстраивание работы.

Они выдвигают соответствующие требования к МИС:

1. Автоматизация бизнес-процессов, наиболее важные из которых – работа регистратуры, работа кассы, прием врачом пациентов.


Так выглядит сводный отчет по всем пациентам

2. Систематизация и аналитика данных медицинского центра. Сегодня уже невозможно делать подобные операции в ручном режиме или «на глазок». Только автоматизация может дать понимание, насколько эффективно работает медцентр в целом и его структурные подразделения в частности, как устранить найденные недоработки и в каких направлениях развиваться. В принципе – это не просто требования, а вопрос выживания в условиях огромной конкуренции.


Здесь ведется учет движения расходных материалов и товаров

3. Контроль работы всей клиники, чтобы в режиме реального времени можно было наблюдать, чем занят каждый сотрудник, как идет прием пациентов и т. д.


Здесь руководитель может посмотреть сводный отчет по текущей ситуации в клинике

4. Получение отчетности в режиме онлайн из любой точки мира. Руководитель должен знать, даже сидя на пляже, ситуацию о доходах / расходах, заработной плате и т.п.


Так выглядит отчет об операциях с клиентом

5. Отсутствие дополнительных трат на обслуживание МИС, техническую поддержку. Если просто – «чтобы все нормально работало и ничего не ломалось».

Главный врач и его заместители

1. Контроль работы персонала. Здесь требование совпадает с аналогичным со стороны руководителя медицинского центра.


В «Архимед+» можно посмотреть отчеты по маркетинговым каналам, чтобы выявить наиболее и наименее эффективные

2. Облегчение работы персонала, когда работа с МИС дает меньше бумажной рутины и больше времени непосредственно на работу с пациентами.
3. Автоматизация работы, когда человеческий фактор со стороны врачей и администраторов (не записали важную информацию, не перезвонили, забыли сообщить) сводится к минимуму.
4. Возможность узнавать об актуальных изменениях законодательства и новостях из мира IT-медицины.

Персонал медклиники

Это врачи, медрегистраторы. Они не принимают решения о приобретении МИС и не разбираются в бизнес-процессах зато по части удобства работы с той или иной системой их требования подчас оказываются определяющими, когда они предлагают руководству или лицам, принимающим решения, свое видение идеальной МИС:

1. Избавление от рутинных операций, бумажной работы и волокиты.


Можно быстро завести амбулаторную карту пациента

2. Экономия времени за счет сокращения бумажных операций.

Работа модуля «Регистратура”: контроль обращений пациента

3. Возможность занести в МИС все, что касается фронта работ конкретного сотрудника.

Для врача это может быть ведение истории болезни:

Для регистратора – поиск карты пациента:

Автоматизированный поиск карт пациентов

4. Как можно более простое освоение системы, отсутствие сбоев в ее работе, а если они есть – быстрое их устранение с помощью техподдержки. Если и и приобретать МИС, то только в комплекте с бесплатными обучающими материалами.

Системные администраторы

Несмотря на то, что эти специалисты не работают с МИС как таковой, они бывают вовлечены в процесс выбора медицинской системы для клиники.

Они не разбираются в бизнес-процессах, но с технической стороны (функционал, удобство, техподдержка) прекрасно понимают, сможет ли конкретная система работать в их клинике или нет, поэтому их требования сводятся к следующему: приобрести простую и удобную программу, которая будет стабильно работать и легко обслуживаться.

В противном случае это будет МИС, на которую будут тратить слишком много времени, нужного для других операций.

Требования к МИС: подведем итоги

Итак, эффективная медицинская система для клиники разрабатывается так, чтобы:

• соответствовать законодательству и уметь перестраиваться под его изменения;
• автоматизировать бизнес-процессы предприятия;
• поддерживать электронный документооборот и избавлять от рутинных операций;

• предоставлять пользователям возможность делать разнообразные отчеты, проводить мониторинг и анализ деятельности медицинского учреждения

• иметь грамотную и постоянную техническую поддержку;
• быть легкой в обучении и работе (для этого МИС снабжается обучающими текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами).

Мы уверены, что наша система ArchiMed+ соответствует всем этим требованиям, и предлагаем вам в этом убедиться. Оставьте заявку и получите подробный разбор бизнес-процессов вашей клиники. Наши консультанты покажут все возможности системы ArchiMed+ и ответят на ваши вопросы.

Чек лист – это перечень ключевых параметров и требований для оценки состояния магазина и качества работы персонала, подлежащих систематическим проверкам со стороны руководства и внутреннего отдела контроля качества компании. Чек-лист — базовый фундамент и руководство к действию, на котором основывается выполнение всех мероприятий в рамках проведения торговых аудитов, инспекций и внутренних проверок. Различают бумажный (на бумажных носителях) и электронный чек-лист (на мобильных устройствах и ПК). В зависимости от сферы деятельности компании и объекта, в отношении которого проводится проверка, чек-лист может принимать самые разнообразные формы и сценарии.

Например, при проверках соблюдения стандартов мерчендайзинга, в чек-листе как правило прописывается проведение следующих мероприятий:

• Мониторинг текущего наличия товаров (фейсинг и sku)
• Общая оценка качества работ и соблюдения стандартов
• Наличие POS материалов
• Проверка соответствия ценников, срока годности товаров
• Проверка промо и маркетинговых акций
• Контроль цен, дистрибуции, уровень доступности рекламных материалов
• Оценка работы торговых представителей и промоутеров

Чек-лист проверки магазина

При проведении проверок и торговых аудитов магазинов, стандартный чек-лист обычно разбивается на категории (зоны) проверки и критерии (области) проверки. В случае проверки магазина (супермаркета, гипермаркета), чек-лист может быть сформирован по следующим категориям:

• Прилегающая территория и входная зона
• Торговый зал
• Кассы и прикассовая зона
• Кассовая дисциплина
• Мерчендайзинг
• Реклама, маркетинг, промо
• Подсобные помещения
• Безопасность и охрана
• Работа персонала

Внутри каждой категории (зоны) чек-листа должен располагаться перечень критериев (областей) проверки. Критериев может быть любое количество, начиная от нескольких, заканчивая десятками и даже в отдельных случаях – сотнями. К примеру, в категорию «прилегающая территория и входная зона» могут входить следующие критерии:

• Парковка чистая
• Мусорные урны присутствуют, не наполнены
• На фасаде отсутствуют посторонние надписи
• Дверной доводчик работает
• Плитка на крыльце не разбита
• Коврики на входе присутствуют
• Внешние рекламоносители чистые, не повреждены, светятся (освещены)
• Информация на входе присутствует

Чек-лист проверки продавца

В качестве объекта проверки может выступать не только магазин, но и определенный сотрудник (менеджер, продавец). В этом случае, по чек-листу оценивается работа сотрудника, его внешний вид, знание корпоративных стандартов, умение играть «в ролевую игру» с потенциальными покупателями, выводя их на совершение покупки и допродажу. К примеру, подобным образом может выглядеть чек-лист для оценки работы продавца в магазине или салоне:

Категория: внешний вид

• Внешний вид соответствует принятым стандартам
• Одежда чистая, выглаженная
• Сотрудник выглядит опрятно
• Прическа, (опционально для женщин: украшения, макияж, маникюр) соответствуют требованиям

Категория: первичный контакт

• Невербально излучает позитив, располагающий к общению
• Улыбается всем проходящим мимо входа людям
• Встречает покупателя на входе
• Незамедлительно приветствует вошедшего покупателя
• Полностью представляется, ненавязчиво начинает знакомство
• В процессе общения доводит до покупателя название компании
• Грамотно, в тему, «без фанатизма» применяет комплименты

Категория: выявление потребностей

• Обращается к покупателю исключительно по имени
• Старается задавать наводящие вопросы
• Использует техники «активного слушания»
• Собирает общую информацию о потребностях покупателя
• Подводит промежуточные итоги беседы

Категория: презентация товара

• Отдает приоритет товарной аргументации
• Аргументация базируется на потребностях и выгодах покупателя
• Старается говорить эмоционально, но не перебарщивает
• Не жонглирует специальными терминами, не применяет «слэнг»
• Доводит информацию о преимуществах компании и товара
• Там где уместно, применяет ценовую аргументацию

Категория: допродажа сопутствующих товаров

• Предлагает сопутствующие товары
• Аргументирует, выявляя потребности и выгоды покупателя
• Объясняет необходимость использования
• Подводит промежуточные итоги разговора

Категория: отработка возражений

• Отвечает на возражения по существу
• Обращается к покупателю по имени
• Отрабатывает возражение «Дорого»
• Отрабатывает возражение «Я подумаю»
• Отрабатывает возражение «Я не уверен»
• Отрабатывает возражение «А вот у ваших конкурентов…»
• Подводит промежуточные итоги разговора

Категория: выход на сделку

• Своевременно переходит к выходу на сделку
• Применяет метод ускорения сделки
• С энтузиазмом поддерживает выбор покупателя
• Попутно выясняет контакты покупателя и его знакомых / родственников
• Предлагает рекламный буклет или каталог
• Прощается с покупателем, приглашает зайти еще раз

Бумажный или электронный чек-лист?

В самом простом варианте чек-лист может составляться в таблицах Word или Excel и распечатываться, либо сразу записываться на бумажный носитель. Однако данный вариант использования чек-листов морально устарел, и с развитием современных мобильных технологий уходит в прошлое. Кроме того, информация на бумаге часто теряется, случайно уничтожается и имеет нехорошую тенденцию «оседать в столах», не позволяя накапливать исторические данные с целью сравнительного анализа, оценки динамики и эффективности проверок за разные периоды времени.

Именно по этой причине, многие компании уходят от чек-листов на бумажных носителях, переключаясь на использование электронных чек-листов в специальных облачных сервисах, где работа с чек-листами осуществляется на мобильных устройствах через мобильное приложение. Преимущество таких сервисов состоит не только в более удобном и быстром сборе данных, включая фотографии, но и в предоставлении руководителю отчетности и аналитики, которая в динамике покажет эффективность проведения проверок, инспекций и аудитов, позволит выявить самых «злостных нарушителей», аутсайдеров и самые «проблемные зоны». Одним из лидеров среди таких решений является сервис Ритейлика.

Облачный сервис Ритейлика представляет собой единое, централизованное хранилище данных по проверкам и состоит из веб-сайта и мобильного приложения. В сервисе, помимо стандартных справочников, имеется мощный конструктор чек-листов, позволяющий легко создавать неограниченное количество чек-листов любой сложности и любого размера для разных типов оценок (да/нет, баллы, выбор из списка, числовая/количественная оценка).

Также имеются развитые механизмы создания, планирования и распределения проверок по проверяющим (аудиторам, инспекторам). Сервис позволяет не только осуществлять внутренние, перекрестные и внеплановые проверки силами собственного отдела контроля качества, но и привлекать к этому сторонние агентства и тайных покупателей (mystery shopping), организуя их совместную работу в едином информационном пространстве вместе с остальными подразделениями и службами компании.

Проверяющий (инспектор) выполняет проверку по электронному чек-листу на своем мобильном устройстве, фиксируя нарушения, выставляя по каждому критерию оценки и прикладывая сопутствующие фотографии со своими комментариями. После завершения, проверка может быть передана дальше по цепочке для подписания ответственным лицом (директором магазина), устранения замечаний, создания претензий сервисным службам и передачи куратору.

Внутри проводимой проверки, в каждом критерии чек-листа, участники цепочки в зависимости от своих ролей и прав могут добавлять собственные комментарии, указывать способы и сроки устранения нарушений, объяснять причины их возникновения, формировать претензии сервисным службам и т.д., тем самым формируя некий «чат», который наглядно демонстрирует весь расклад и сопутствующую реакцию вовлеченных в данную проверку лиц и подразделений. Вся собранная в результате проверки информация быстро становится доступна руководителю и прочим ответственным лицам в отчетах на веб-сайте и уведомлениях, присылаемых на электронную почту вовлеченным в проверку лицам.

Конструктор чек-листов в Ритейлике позволяет создавать чек-листы, задающие маршрут движения проверяющего по инспектируемому объекту таким образом, чтобы не посещать одну и ту же зону проверки несколько раз. Это делается специально для того, чтобы проверяющий выполнял работу по чек-листу в «один заход», не возвращаясь повторно в уже проверенные места и зоны. Организация маршрутов в чек-листе позволяет существенно сократить общее время выполнения проверки, упорядочить, упростить работу проверяющего и увеличить общее количество проверяемых критериев (позиций).

Для оценки качества работ по мерчендайзингу, в чек-лист необходимо на периодической основе добавлять товарные позиции, подлежащие тем или иным проверкам (наличие товара, сроки годности, ценники, промоакции и т.д.). Каждый раз вручную делать это долго и неэффективно, поэтому в сервисе предусмотрены механизмы интеграции с учетной системой заказчика. Учетная система периодически выгружает перечень товаров, подлежащих проверкам, сервис в свою очередь автоматически подгружает данные товары в электронный чек-лист при создании проверки, учитывая при этом ситуацию, когда в разных магазинах (филиалах) будет проверяться «свой» перечень товаров, отличающийся от перечня товаров для другого магазина.

Накопленный опыт разработчиков сервиса Ритейлика по автоматизации проведения проверок и торговых аудитов в крупных торговых сетях, позволяет сделать вывод, что использование чек-листов без привязки к специализированным программным решениям малоэффективно и дает небольшую отдачу. Будущее остается за электронными чек-листами и специализированными решениями, аккумулирующими в себе полученные данные и дающие руководителям требуемую отчетность в любых разрезах по эффективности работы филиалов, торговых точек и других подразделений. Ведь чем меньше в компании допускается нарушений и отклонений от принятых стандартов, тем выше будет лояльность клиентов и тем ниже будет вероятность получения драконовских штрафов от надзорных органов.

Чек-лист «Оценка качества звонка»
Тем телефонным продавцам, деятельность которых оценивается в цифрах, необходим четкий инструмент анализа и оценки каждого звонка. Ведь им необходимо иметь ясное представление о том, что конкретно и как именно можно улучшить! Для этого мы предлагаем, во-первых, создавать скрипты звонков и, во-вторых, оценивать их эффективность при помощи чек-листа. Очевидно, что для такой работы необходимы запись и прослушивание своих звонков, если вы продаете сами, или звонков сотрудников, если вы занимаетесь обучением персонала.
Чек-лист для анализа может иметь следующий вид:
Как работать с чек-листом?
1. Оцените свои действия по каждому критерию по 4-балльной шкале.
Ноль баллов – ничего из шага не было сделано. Например, продавец отдал инициативу клиенту и вел себя пассивно, лишь отвечая на его вопросы.
Один балл – шаг присутствовал, но был выполнен неверно. Например, вместо приветствия по стандарту продавец сказал: «Алло». Нужно помнить, что, если хотя бы что-то из шага присутствовало, это дает нам один балл.
Два балла – шаг присутствовал, и, хотя сделан с отклонениями или не полностью, принес результат. Например, продавец спросил: «Как Вас зовут» вместо «Как к Вам лучше обращаться?» и не повторил свое имя, но результат был достигнут – продавец узнал имя клиента и может обращаться лично.
Три балла – шаг выполнен точно по скрипту и принес результат. Например:
— Как к Вам лучше обращаться?
— Сидор Несторович.
— Очень приятно, Сидор Несторович. А меня, еще раз, Евгений.
Максимально возможная сумма баллов по данному чек-листу –42, средний показатель – 28, при том, что оценка по каждому критерию составляет 2 балла.
2. Кроме того, обратите внимание на верхнюю ячейку третьего столбца. В ней мы даем краткое описание клиента, например: ООО «Кумушка», производство товаров для дома, контактное лицо – Агафья (рук. отд. сбыта). Запрос на IT-сервис, настрой позитивный».
3. Проведите анализ 5 – 10 звонков. Результаты можно объединить в сводную таблицу (см. ниже). Как показывает наш опыт, данная процедура позволяет, с одной стороны, выявлять зоны роста, а с другой – совершенствовать их. От звонка к звонку действия становятся все более продуктивными.
При этом есть шаги, на которые нужно обращать первоочередное внимание, они напрямую влияют на результат. Это, например, разведка, назначение встречи, закрытие и обмен контактами. Если эти шаги не совершаются, то достижение результата звонка ставится под большой вопрос!
Пример заполненного чек-листа:
Желаем успехов!
Автор материала — Крылова Ольга Николаевна